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公共档案馆公关体系建设研究

作者:原创论文网 时间:2018-06-06 14:16 加入收藏

摘要

  一、公共档案馆公共关系配套措施建设的必要性分析

  由传统档案馆向公共档案馆转变是档案馆未来的发展趋势,作为公共文化事业机构,公共档案馆的建设发展离不开公众的支持、参与与协作。内求团结,外求发展,内部、外部公关实践的开展,离不开CIS形象识别体系、组织文化塑造、危机管理系统等相关配套措施。这些配套措施对于促进公共档案馆公共关系建设,塑造良好的组织形象,营造有利于公共档案馆生存发展的内部和外部环境,促进公共档案馆的建设发展具有重要的现实意义。

公共档案馆公关体系建设研究

  二、公共档案馆公共关系配套措施建设策略

  公共档案馆要做好相关配套措施,促进公共关系建设,具体建设策略如下:

  (一)设置公关部门。随着时代的发展,公共关系的职业化倾向日益显着。公共关系是现代社会组织不可或缺的一项管理职能,公共档案馆为了开展高层次的公关活动,有必要成立由主要领导挂帅的公关部门推动公共关系专业化、系统化发展。公关部门主要从事对内、对外关系及专业建设方面的工作。制定公关的制度、政策、计划、程序,策划开展公关活动,做好危机公关管理。针对内外不同公众制定、实施不同的公关策略,对内协调好上下级之间、员工之间、部门之间的关系,建立内部协作联动机制,发挥整体效力;对外协调好与用户、政府、社区、传统媒体、新媒体、兄弟档案馆、图书馆、博物馆的关系,增加亲和力和渗透力,彰显公共档案馆核心价值观,重塑形象,营造生存发展的良好环境。

  (二)CIS形象识别体系构建。CIS是企业形象识别系统,包含理念识别、行为识别和视觉识别系统三个方面。理念识别指得是组织的价值观和文化。行为识别是组织组织行为、组织员工对内、对外各种行为。视觉识别是组织外在容貌、标志、内外部环境、广告等。理念识别决定了行为识别和视觉识别。CIS的核心目的是通过行为识别、视觉识别传达组织理念,塑造组织形象。公共档案馆引入CIS理念,通过行为系统和整体视觉向公众展现档案馆的核心价值观及精神文化,塑造良好形象。理念识别系统要反应公共档案馆的本质属性“公共性”,档案资源为全民所共享,档案馆通过提供公共服务维护社会成员的基本信息权利,代表了公众的价值追求。因此,要通过规章制度对员工进行行为设计,建立员工的行为规范,约束、规范员工的行为。公共档案馆行为规范是公共档案馆员工普遍接受、共同遵循的的行为规则、准则、标准,具有一般约束力,包括团体章程、行政规章、工作守则、 道德规范等内容。公共档案馆的视觉识别系统是根据理念识别进行的一系列形象设计,对公众来说是最直接的形象塑造途径。公共档案馆的建筑外观是传播档案信息最直接的载体,建筑师设计时要从用户需求出发,体现出公共性、亲民性和公益性的特点,融建筑学、美学、档案学于一体 。档案馆空间布局要科学,按照功能划分区域,合理选址。档案馆内部外部环境要整洁干净、设施齐全、绿色环保、明亮舒适。图像标志、语言标志、色彩标志是公共档案馆外在标志的三个方面。图像标志指馆徽或馆标,是公共档案馆的象征。

  公共档案馆馆徽要图案大方、简洁明了、巧妙、新颖、独特,视觉感染力和冲击力强,能体现公共档案馆特色。语言标志反映公共档案馆的精神价值及理念,要凝练、概括。作为非语言形式,色彩标志以其明快、醒目的视觉传达特征及象征性力量。公共档案馆的色彩标志要根据档案工作的特点做选择,具有高度的识别性。

  (三)组织文化塑造。组织文化是组织的灵魂,是组织生存发展的源泉和不竭动力。按照狭义概念,组织文化是指组织在建设和发展中形成的为成员普遍认可的价值观念、道德规范、行为准则、团队意识、思维方式、组织精神,工作作风、团体归属感等意识的总称。组织文化对公共档案馆员工的价值观及行为方式具有导向作用,能够增加员工的归属感、责任感、使命感,激发员工的积极性和创造性,增强馆内的向心力和凝聚力,为公关开展提供强大的精神动力。公共档案馆承担着传承人类文明、民族精神,保护社会记忆的重大责任,以人为本、服务社会大众是其目标和宗旨。公共档案馆塑造组织文化首先要对档案馆的定位进行清晰梳理,确定发展理念及档案馆的使命、愿景。通过制度构建、领导示范、树立典型、权威宣讲、张贴宣传标语、宣传教育、媒体建设、文体活动等多种形式对档案馆的价值理念、宗旨、精神、工作规范、道德规范、团队精神等内容进行宣传教育,培育责任意识、使命意识,树立公共服务观念,激发员工工作积极性、主动性、创造性, 增强公共档案馆的凝聚力和向心力。

  (四)危机管理系统构建。对于档案馆危机,要做到事前、事中和事后控制相结合的管理方式,构建档案馆危机管理系统。首先,在危机潜伏期,通过收集分析信息,敏锐洞察公共档案馆中的危险因子,并对其进行评估,确定危险因子发生的概率、影响、可控程度等,构建防范危机的预警系统,做到事前控制。预防危机是档案馆危机管理的重点,危机管理预警系统可以将危机扼杀在萌芽状态,避免或减少危机发生的可能性。其次,危机发生时,建立应急管理系统,做好事中控制。危机一旦爆发,应急指挥小组要迅速反应,圈定危机的性质、严重性、危害程度,务必在第一时间采取切实可行的应急措施,控制危机,化险为夷。危机过后,建立危机恢复系统,做好事后控制。危机结束后,对档案馆损失情况进行确认,在科学论证、规划的基础上制定档案抢救方案,积极善后工作,追究相关责任人,总结教训,为完善危机管理系统提供有效经验和对策。

  (五)公关效果评估。公关效果评估是公共关系程序中不可或缺的重要步骤和环节,它使公关活动有始有终。公共档案馆通过公关效果评估肯定成绩、发现问题、鼓舞士气、改进工作,档案馆领导看到公关工作的实际效果更会重视公关工作,有利于改善其薄弱现状。公共关系既是一门科学,又是一门艺术,公共档案馆公关效果评估指标既有定量分析,又有定性分析。对于内部公关,评估人可以通过员工的士气、组织凝聚力、双向沟通的活力、员工关系测评、工作关系顺畅程度、沟通渠道及传播策略的优劣、制度政策接受程度等内容及指标综合测定公关效果。对于外部公关,评估人可以通过目标受众覆盖率、有效率及传阅率、开放档案利用率、公关指数提升率、公关成本分析、活动策划创意性、用户感知度、满意度,媒体沟通成效、传播效果、社区关系评估、政府关系评估、档案馆知名度及美誉度等相关内容指标进行公关效果测定。公共档案馆要选定评估人,设定评估目标并且将其具体化,确定评估标准,快速有效收集资料按照目标和标准进行评估,根据评估结果归纳分析,向组织出具评估报告,将分析结果用于决策。为了增加评估的公信力、专业性,可以尝试自我评估和第三方评估相结合的方式。

  参考文献:
  [1]姜龙飞.档案公共关系批评档案学通讯[J].2009(5):7-9.
  [2]曹兴华.新时期档案馆公共关系研究[D].苏州大学,2014.
  [3]杨锋.公共档案馆建设过程中公关对策研究[D].河北大学,2014.

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