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新成立大型企业的档案管理体系构建

来源:原创论文网 添加时间:2019-07-12

  摘    要: 档案是一个企业的历史记载, 企业自筹备组建之际就产生了大量宝贵的历史文件, 每一个企业都离不开档案。本文研究新成立的大型企业如何做好档案管理工作, 为新企业档案管理从无到有的建设过程提供些许思路。

  关键词: 大型企业; 档案管理; 建设路径;

  一、第一阶段的基础工作

  (一) 建立企业档案归档管理制度

  建立企业档案归档管理制度包括建立归档管理规定和各部门归档范围。归档管理制度可根据本单位的实际情况, 参照上级单位的制度制定;归档范围的制定需要对企业各部门的职责进行充分调研后制定。

  新建大型企业的部门设置与部门实际到位情况并不完全一样, 一些部门的人员还未到岗, 还有一些部门正在成立的过程之中, 因此需加大与各部门人员的沟通交流, 开展好职能调研工作。完成调研后, 档案部门需开展各部门文件材料归档范围和档案保管期限表的制定工作。

  (二) 加强档案管理人员培训

  档案管理人员的培训对于新建大型企业非常重要。一方面, 新企业应重视对档案管理人员的教育培训, 积极报名参加上级单位组织的各层次、各领域档案培训活动, 创造机会增加档案工作人员与系统内其他平行单位档案人员之间的横向学习与交流。另一方面, 档案管理人员应积极参加各类工作培训, 认真分析本企业内部不同板块和不同部门档案的工作特点, 提升档案业务技能。

  由于新企业成立初期, 人员紧张, 档案管理人员一般为兼职人员, 因此更加需要对其加强档案相关知识的深入培训, 进一步提高专业技能和素质。

  (三) 结合公司实际建设档案室

  新成立的企业可能由于办公场地楼层及承载能力的限制, 使得档案室的系统建造规划具有一定制约, 可以采用文件柜储藏方案替代密集柜方案。

  为了对档案进行合理的保存, 企业需要根据实际需要对档案室配备必要的保护设备。如:遮光设备、温湿度计、空调机、去湿机、排风扇等。

  除档案室外, 还应在其周围适当位置划分出档案整理室, 配置整理桌和暂存文件柜, 存放各部门提交待鉴定整理的档案, 保证档案入库前有地可存。
 

新成立大型企业的档案管理体系构建
 

  (四) 配备符合国家要求的档案装具

  档案的收集、整理与保存, 离不开档案装具。档案案卷卷盒可以参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008等相关国家和行业要求加以印制;还可以直接联系本企业上级主管单位的档案部门, 结合本系统与本企业的实际情况, 印制符合国家要求的档案装具。

  (五) 做好新建企业的第一次归档工作

  企业自筹备组建至第一次归档之间, 在生产、经营、管理、基本建设和科学研究等各项活动中形成了大量具有保存价值的文件材料, 这些档案对于公司未来发展将产生历史性的鉴证作用。为做好企业成立后的第一次档案归档工作, 确保筹备组建以来企业文件归档工作顺利完成, 需要将具体要求明确向各部门说明。

  首先是归档范围。可以定为:各部门在日常工作中形成的自筹备组建阶段以来的具有查考利用价值的文件材料;公司和各部门在业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录等管理类文件。

  其次是归档要求。例如:归档文件材料必须是原件, 原件确为缺失, 需要在归档清单备注栏注明原因, 并由文件形成人签字;档案移交前可联系办公室档案人员进行初审, 初审通过后由部门兼职档案员在归档清单的移交人处签字、找部门负责人在归档清单上签字、加盖部门章。

  最后是明确归档时间以及档案移交负责人员。

  从各部门移交至档案管理部门的各类档案, 收集整理、科学分类量巨大, 新成立大型企业的人员需要在有经验的档案管理人员的带领下, 集中必要的人力完成后期的整理、鉴定与归档工作。

  (六) 档案经费能够满足工作需要

  企业应将档案经费列入企业预算管理, 使得档案日常工作经费能够满足工作需要, 档案重要专项工作有专项投入保障, 并将项目档案管理经费纳入项目预算科目。

  二、第二阶段的强化工作

  (一) 建设企业兼职档案员队伍

  按照“统一领导、分级管理”的原则, 强化企业档案工作体系, 建设企业各部门兼职档案员队伍, 建立健全档案工作组织体系和工作网络。

  (二) 做好各项档案管理工作

  对于上级单位下达的各项档案管理工作, 如:国家档案局对各企业要求的档案统计年报工作、上级单位对本企业下达的各项调研调查工作、各项工作文件贯彻落实工作等, 每一项工作都需要新企业的档案部门联系本企业的工作实际, 并向所属单位相关部门进行工作的传达、布置、汇总后, 整合新企业的整体工作情况后上报至上级单位主管部门。

  (三) 组织编写大事记编研工作

  为确保公司自筹备组建以来的重点工作和重大活动得到如实、完整的记录存档, 充分发挥大事记在企业决策、历史记录和生产经营中的积极作用, 档案管理部门应适时启动新成立企业的大事记编研工作, 并于以后的每个年度编写上个年度的大事记。

  大事记需文字简洁、内容完整、语风平实, 写明时间、地点、活动主体、事件、起因五要素;以年、月、日顺序编写, 一事一目, 实事求是, 客观反映事实及内容, 对于特别重大事项须点评意义, 一般不做主观评价。

  (四) 加强档案安全工作

  安全是档案工作的生命线, 确保档案安全是企业档案部门的重要职责。新建企业需不断强化档案安全管理, 建立健全档案安全工作制度机制, 确保档案安全万无一失。制定并完善档案工作有关火灾、爆炸等突发事件的应急处置预案, 把防火、防盗、防水、防爆、防泄密作为重中之重。

  在做好档案库房建设、实体档案安全保障的同时, 还应充分利用最前沿的科技防护技术提高档案安全风险防范和保障能力;保证消防、监控设备齐备并能正常发挥作用;确保库房及其设备的建设、改造、维修、装修等管理规范严格;完善档案安全预案, 根据需要邀请消防有关方面的力量参与档案安全检查。

  对重要档案开展异地异质备份。建立档案异地备份中心, 实现档案信息系统容灾备份。

  (五) 统筹规划电子档案管理

  新建大型企业的档案建设工作从零开始, 电子档案亦是从无到有。新企业可适时开展电子档案文件管理工作, 统筹规划档案信息系统等多方面工作, 确保归档电子文件的完整、准确和安全。同时, 加强档案信息系统和档案数字化加工场所的规范化管理。

  三、深入开展档案管理工作

  (一) 扩大验收管理的档案范围

  新企业应根据企业实际情况, 适时加强科研开发、工程建设等项目档案验收管理工作, 开展投融资、兼并、重组、改制、上市、破产等资产和产权变动的档案验收管理工作。

  (二) 提升档案业务专业化水平

  新建大型企业快速发展, 所属单位数量不断增加, 应适时开展对标管理, 将未达标和未参加对标的所属单位作为对标工作的重点。通过对标, 找出问题, 提升水平, 加强项目资料归档管理与控制。根据对标管理的评价结果, 对档案工作成绩突出的所属单位和个人, 给予物质和精神奖励。

  (三) 打造档案精品力作

  新企业可利用上级单位开展的建设项目档案微视频、档案信息资源开发利用案例征集活动等为契机, 指导各所属单位对档案内容进行筛选、加工、提炼、编撰, 把档案转化为各种形式的文化产品, 推出一批有档案特色、有影响力的精品力作。

  随着新企业海外机构的落地及运营, 档案管理部门应开展对境外企业 (机构) 档案工作的指导监督, 促进境外企业的档案管理工作。

  (四) 开展档案课题研究及成果评比

  新企业可通过参加各种档案课题研究和成果评比工作, 不断深化企业的档案管理工作。

  例如:开展课题研究, 并力争入选上级单位科研项目、获奖及被推广;参加国家档案局的年度优秀科技成果奖励项目评比活动。

  (五) 健全企业档案管理制度体系

  新建企业可根据实际工作情况逐步制定和完善档案保管、查询、鉴定、销毁、统计、利用、应急预案、保密等各项管理制度, 以及文书、科研、基建、设备、会计、实物、声像、产品等业务档案管理规则。

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