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监理单位如何做好工程档案审核工作

作者:原创论文网 时间:2017-05-10 17:37 加入收藏
摘要

  工程档案专项验收是指按照国务院南水北调办公室和国家有关规定,列入南水北调工程项目内进行建设的专项工程和专项工作完成后进行的验收,是竣工验收的必要条件,同时也是检验工程档案收集、 整理是否规范的关键性工作,监理单位的审核工作也是该项工作的重点环节,所以完成好监理审核工作显得尤为重要。

  1、档案管理情况

  1.1、档案管理组织及设备配备情况

  项目监理部自进场后,按照国调办、国家档案局、 水利部及本单位关于档案的相关规定,及时对相关监理人员进行分工,成立了档案管理组织,实行总监理工程师负责制,分管副总监理工程师督促指导,由专职监理工程师具体负责工程项目档案的收集与整理工作。 项目监理部对档案管理及审核非常重视,将档案工作纳入到工程建设的全过程。

  为更好地开展档案管理工作,及时收集监理资料并归档,项目监理部配备了档案柜、档案盒、档案夹、大型复印机、录像机、照相机、各种长尾夹等必要的设备和设施。

  1.2、工程建设期档案管理情况

  监理部按照“全面收集、系统整理、分类归档”的原则进行具体的档案管理工作,主要包括三方面工作。

  1)注重平时工程监理资料的全面收集工作。工程建设前期,项目监理部结合工程建设实际情况,分别制定了档案管理规定、过程监理资料归档内容与卷目划分、项目监理部档案资料归档范围与卷目划分等文件。 按照“过程监理资料归档内容与卷目划分” 的规定配备了档案柜和档案盒,同时明确了各监理人员的岗位职责。

  工程实施过程中,档案管理工作按“统一领导,分级负责”原则,现场监理人员对所涉及监理范围内的工程文件,按规定要求及时完成收集工作,对真实完整性负责。

  各标段工程建设开展前,由项目监理部组织各参建单位召开第一次工地会议,会议由总监理工程师进行监理工作交底,明确提出在工程建设过程中要加强工程建设档案管理,并对资料表格的使用以及资料的收集、分类、整理做详细的交底,特别强调施工单位项目部要安排档案管理专职人员。 同时,项目监理部负责督促、审核施工过程中形成的施工文件。 主要指具有保存和利用价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式与载体的各种历史记录材料。

  2)强化监理资料整理、预归档的专人负责工作。 由专职监理工程师定期对各监理人员收集的资料进行分类、整理、预归档,督促各监理人员做好资料的制作、收集工作。

  3)严格监理资料归档的按规执行工作。 项目监理部依据工程监理合同,按照《南水北调东线第一期工程档案管理规定》、《山东省南水北调工程项目档案管理办法》等办法的规定,组织精干监理人员,按照建设单位的统一规定,对监理的档案进行系统的分类整理、归档。

  2、档案审核情况

  各施工单位将案卷报送项目监理部,由项目监理部负责对档案质量进行审核,并对档案质量提出审核意见。

  2.1、审核的范围

  本监理部档案审核主要包括两方面的工作:一是对本监理标段的档案进行审核,二是对施工单位的档案进行审核。

  1)施工类。 ①开工申报资料,包括施工计划、安全措施、施工组织设计报批及审核文件,施工定位(水准、导线、基准、控制点等)测量、复核记录、放样记录及相关材料,技术要求(交底)、作业指导书等。 ②施工过程控制及记录资料,包括施工大事记、施工记录(日记),反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段及事件的声像材料 (照片、光盘、录像及电子文件等),建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告,地质勘探和土(岩)试验报告,基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基验槽记录等隐蔽工程验收记录。 ③工程质量检查、检验、评定资料。 ④设计变更通知、工程更改洽谈单、 计量支付及完工结算资料等。

  ⑤安全、环境目标检查自评材料。 ⑥竣工图编制说明、竣工图。 ⑦施工技术总结、各阶段工程检查、验收报告、结论及相关文件材料。

  2)监理类。 ①监理合同,监理规划、监理细则、项目划分及批复文件。 ②设计交底、图纸会审、开工审批等材料。 ③监理通知,监理会议纪要,协调会审纪要,监理工程师指令、指示、来往信函等。 ④监理日记、日志、监理月报、旁站记录、监理大事记等。 ⑤各项测量成果复核,质量检测、抽检记录等。 ⑥施工质量检查分析评估、工程质量缺陷备案等报告, 工程进度计划实施的分析、统计文件。 ⑦变更价格审查、支付审批、索赔处理等文件。⑧声像资料。⑨各阶段监理工作报告等。

  2.2、审核的原则

  1)档案的内容符合真实性、准确性要求,记录反映了工程建设实际情况。

  2)字迹清楚、图表整洁、签字盖章手续完备。

  3)竣工图完整、图样清晰、图幅符合标准,必须做到图物相符,签章手续完备。

  4)工程档案符合系统性 、完整性要求,组卷合理。

  2.3、审核过程

  审核工作的重点是档案的准确、完整、齐全、系统、手续完备等情况。 在档案资料的准确性上,项目监理部对档案中的资料进行逐份检查,本着认真负责的态度,查阅原始资料,根据工程现场记录、监理日志、监理日记、施工日志等对档案资料进行核对,确保归档资料的准确性。 工程竣工图是对完建工程的客观反映,竣工图编制质量的好坏直接影响工程的运行管理及今后的维修、改造,是项目监理部检查施工单位资料整编工作的重点。 项目监理部对竣工图严格把关,要求竣工图均须加盖竣工图章, 并由相关技术负责人签字,项目监理部予以确认并审核签字。 对有设计变更的图纸, 均须标出设计变更文号并进行修改,竣工图与实物应相符,图样须清晰,图面须整洁,签字手续须完备,能真实反映工程实况。

  在档案资料的完整、系统性上,要求施工单位的工程资料整理必须根据相关文件中要求的归档范围进行组卷,并编制案卷目录,卷内目录按文件号或文件时间排列,卷内目录、卷内备考表、背脊题名一律打印,单面书写的文字材料在右下角用签字笔书写页码,图纸折叠按照国家标准 《技术制图复制图的折叠方法》(GB10609.3-1989)折叠,标题栏外露于右下角。 案卷采用线装订,装订整齐、结实,并加盖档案号章。

  针对审核中发现的档案资料涂改、 模糊不清、污渍、破损、审核签字手续不全等问题,均第一时间通知相关监理人员、 施工单位进行整改,对案卷题名不准确、文件排列不合理的情况均进行相应完善。

  3、结 语

  工程档案监理审核工作关键是事前布置、事中检查,项目监理部要根据档案管理规定,统一布署、统一形式和统一标准;在施工过程中,要及时检查、及时整改、及时补充完善。 才能有效保证档案资料真实性、准确性、系统性和完整性。


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