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提高档案管理在职业院校文化建设上的内涵

来源:原创论文网 添加时间:2018-08-23
  摘要:职业院校文化建设是一个长期的历史过程, 而档案则是校园文化演变的载体和具体体现。以医学院校为例, 对于其档案管理来说, 应当寻找突破, 摆脱计划经济时代的落后的管理手段和方式, 努力寻求新的方式, 如采用计算机技术、实现第三方专业管理、提高档案管理在职业院校文化建设上的内涵等等。
  
  关键词:职业院校; 校园文化; 档案管理;

校园文化建设
  
  我国职业院校蓬勃发展。在发展历程中, 各个职业院校都形成了自己的具有鲜明特色的校园文化。这种文化的积淀呈现出非常复杂的主、客观意识。为了提高档案管理在校园文化建设上的作用, 职业院校一直以来对档案管理非常重视。但是以医学院校为例, 档案管理长期受传统管理的影响, 存在较多的行政管理色彩。在医学院校档案管理方面无论是管理体制上还是管理方法上都显得机械繁杂滞后, 已经远远不能适应目前医学院校文化建设需求。为了适应新形式的要求, 需要对医学院校档案管理工作进行完善。
  
  1、职业院校档案在校园文化建设中的作用
  
  1.1 档案管理体现出校园文化
  
  职业院校是学术思想集中的地方, 同样也是人文思想较为集中的地方。这些思想的变化在不同的历史时期都会表现出鲜明的特点。可以说, 一个良好的具有鲜明特色的校园文化是高校教学质量的体现。这种特色和特点都会在档案中有详细的记载和陈述, 无论是图片、文字, 还是影响, 所要表达出来的宗旨寓意无不体现了积极向上、爱国爱校的铮铮情怀。因此, 一个优秀的档案展现给现代人的不仅仅是故事, 而是一个永远的丰碑。它能够世世代代传播着正能量, 充分体现出一个学校的精神风貌。
  
  1.2 高校档案的研究成果是校园学术文化的指南
  
  档案的管理内容包含学校的方方面面, 其中教育成果是重要内容。通过档案的管理, 为后人提供充分的查询来源, 满足研究的需要。在这里, 不仅可以找到成功的经验, 也可以找到失败的教训, 无论怎样, 都是今人宝贵的财富。通过丰富的档案管理, 还可以提供充足的教育、培训素材, 为提高学生的科学素养、品德思想树立标杆。任何一个高校都有优秀人才的出现, 都会有优秀的成果出现。这些优秀的东西通过载体传播极大吸引和激励着一代又一代人向前进。
  
  1.3 档案是校园制度文化的财富
  
  高校档案作为教育文化的有效性支点, 是校园文化建设的基础。同时, 校园文化的建设需要严格的规章制度加以约束。利用高校档案资源对学生进行有意识的教育, 记载教师严谨的治学态度, 建立监督机制评判高校严明的工作作风, 全面提高学生的综合素质, 更好地满足教育育人的发展要求。同时, 良好的校园文化通过一定的物质文化和精神文化进行制度性的约束和规范, 可以形成科学合理的教育教学的管理体系, 进一步规范全校师生的道德观念和价值标准, 从而更好地培养大学生的情感、意志、性格和精神, 规范校园的各种秩序, 营造和谐统一的校园文化生活。
  
  2、医学职业院校档案管理现状
  
  2.1 不适合医学院校文化变革要求
  
  以医学院校为例, 档案管理工作来源于计划经济时代, 在工作指导思想上、方式方法、手段上都明显还存在着计划经济时代的烙印。如对于人事档案, 则过份强调个人家庭背景、政治表现;有的记录还采用手工输入, 效率慢、误差多频频出现, 如保存不善发霉、丢失现象也屡屡发生。这说明传统的档案管理模式已经远远不能适应今天校园文化发展的客观要求, 无法满足职业院校对人员的思想品质的管理以及人才自由流动、健康发展的要求。
  
  2.2 医学院校档案管理手段落后
  
  医学院校的档案管理还没有从传统的纸质阶段解放出来, 一直采用的纸质记录还在许多地方延续。一些地方虽然使用电脑, 但也只是使用简单的Execl进行输入输出而已, 也没有实现真正意义上的信息化。因此, 职业院校档案从信息采集到录入存在着很长的时间差。这种时间差可能是一年, 也可能是几年。也就是说, 当一个教职员工从辞职、应聘、奖惩等手续、环节变动都是被动的滞后的, 而不是超前的。这显然无法提供充分思想品质的变化及时为使用人才单位服务, 已经失去了档案管理的初衷。而且, 现代的医学院校人才流动非常频繁, 原始的档案由于信息不对称, 手段落后, 造成原始信息始终滞后。在信息手段缺失的情况下, 无法及时反映信息存在的问题进行及时弥补或给予预警。
  
  2.3 医学院校档案实用价值不高
  
  医学院校档案管理工作存在许多漏洞, 失去了应有的严肃性。最明显的表现就是大多基本资料都是采集渠道单一, 记录人员单一, 许多珍贵人文资料不能及时、全面、真实记录下来。有的档案记录仅仅依靠回忆、参考资料整合。因此在档案管理的原始性上欠缺。档案管理人员由于医学专业不强, 不能深入到医学院校各个部门各个流程进行现场采集, 一般只是肤浅的认知, 无法进行一对一的深入调查取证, 结果往往草草塞入档案袋, 从而导致医学院校档案失真现象严重。久而久之, 档案管理也就失去了严肃性, 最终影响档案管理的事业发展。这主要是新形势下院校档案管理标准与管理制度不够一致而导致的工作安全性缺失。
  
  3、职业院校档案参与文化建设的对策措施
  
  3.1 提高职业院校档案信息化管理
  
  医学院校档案是文化建设的载体, 也是医学院校发展的具体体现, 两者是相辅相成的。所以医学院校档案管理要秉承服务的内涵。首先要改革医学院校档案的管理手段, 积极采用新技术。随着计算机新技术的大规模应用, 包括输入、记录采用了计算机, 但还远不能适应先打的管理要求。最根本的是开发职业院校档案管理程序, 基本功能要包括分析、预测、统计及搜索等功能, 并满足远程调入和调出要求;其次是完善档案的载体形式, 利用新媒体技术进行自动影响录入, 从而保证档案的完整性和真实性;最后就是实现逐级审核制度, 确保档案信息的及时性和准确性。计算机技术提供了客户的级别权限, 从医学院院系特点、专业特点实现联动机制, 方便了审阅、校对、复读, 解放了手工工作的劳烦, 减少了人为失误。利用互联网技术还可以有针对性地检索查阅, 真正让档案管理活了起来, 切实做到服务于医学院客观发展需要。
  
  3.2 提高职业院校档案质量
  
  医学院校是一个思想较为丰富的地方, 思想品质的变动也是不确定的, 客观需要职业院校档案管理工作要紧跟这一新变化。目前, 职业院校大量采取人才聘用制。这一做法确实解决了人才的需求。但在招聘用人过程中, 亟待通过审核档案来了解招聘的人员思想品质来为自己用人留人提供依据。为此, 档案提供的信息的真实性就成为职业院校人才发展的重要工作。为此, 档案的管理迫切需要走市场化的道路。简单地说, 可以采取第三方咨询的方式。这样做的好处是让职业院校档案管理更加专业化, 让专业的服务机构提供专一的服务。国家可以制订职业院校档案管理的标准、准则加以宏观管理。这样解决了职业院校档案管理工作目前属于配角的尴尬, 还可以解决职业院校档案管理缺少人才、缺少资金的局面, 从源头提高档案管理的质量。
  
  3.3 职业院校档案管理适应校园文化变革的需要
  
  完善医学院校档案管理的组织机构, 完善随之而来的职能的转变, 在社会化的职业院校档案管理拓展中, 职能必须随着工作内容的改变而进行调适, 以此才能保证档案管理的正常进行, 在保证文化建设正常发挥的同时也可突出管理职能的作用, 监督与管理流动的良性循环。新出现的职能有:根据硬件与软件的设置需求, 保证职业院校档案的质量, 保护多种信息与资源的安全;针对流动性的增加进行跟踪与监控, 利用网络资源提高工作的效率;对多种资料进行完整性和对, 制订相应的登记表格保证人员资料等静态材料的完整并保证增减的准确性。
  
  4、结论
  
  总之, 医学院校档案管理应当随着医学院校的文化的变革而变革, 也要随着社会计算机技术、互联网技术的变革而变革。目前, 职业院校档案管理工作并不会消亡, 只要加强档案管理的内涵, 特别是随着各部、系都积极采取档案基础管理的情况下, 职业院校档案管理必将会获得新生。
  
  参考文献
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