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电力供应商服务大厅建设内容与效果

来源:原创论文网 添加时间:2017-02-27
摘要

  为提高物资集约化管理效率, 国网重庆市电力公司 2011年建设了供应商服务大厅并投入运行,为供应商在招投标、合同签订、合同结算等业务办理提供了更为快捷方便的服务。
  
  1 供应商服务大厅建设的必要性分析
  
  (1)信息化支撑力薄弱:目前缺少为供应商提供服务支撑的信息化平台,因此需要建设供应商信息化平台,提供信息化支撑作用。
  
  (2)前后台信息不共享:大厅前台在办理业务与后台业务部门人员之间,人工程序繁多,造成工作业务繁锁,且无系统记录数据流转。
  
  (3)信息统计不及时:现有的信息化系统缺少相应的信息统计,如最简单的每月合同签订金额、份数,还剩多少合同未签订,因缺少信息化支撑均无法达到实时查询的功能。
  
  (4)问题 沟 通 机 制 匮 乏 :因 缺 少 信息 化 沟 通 平 台 ,当 供应商遇到问题时,无法及时快速得到解答。
  
  (5)业务办理展示界面不统一:各业务人员通过不同的系统为供应商办理业务,引起前台业务操作繁锁,容易出现信息遗漏,出现错误。
  
  2 供应商服务大厅建设内容分析
  
  (1)招标采购管理:建立规范化、标准化的中标通知书、购标发票、中标服务费发票发放的管理业务流程,建立规范化供应商现场购标业务流程, 前台需要记录供应商每次购标记录等信息并移交财务[1].
 
  (2)合 同 签 订 管 理 :建 立 标准化 、规 范 化的 纸 质 合 同 文 本管理业务流程, 实现合同从签订至合同归档全过程的业务记录管理。 需要记录合同经办人、合同签约时间、供应商签订人等,全面记录纸质合同文本全过程管理。
  
  (3)合同履约管理:建立规范化供应商合同履约单据签字盖章业务流程。 实现大厅受理记录供应商合同履约单据签字盖章和领取入库单需求, 并将这些系统单据清单和资料由前台工作人员移交后台物资供应部。 物资供应部审核单据签字盖章后,通过系统清单将资料移交前台。 由前台大厅人员通知供应商领取已经签字盖章的合同履约单据, 并记录单据供应商领取人、领取时间。
  
  (4)合 同 结 算 管 理 :建 立 规 范 化的 供应 商 付 款 业 务 办 理 、付款资料移交、 审核管理流程。 实现各窗口办理供应商预付款、到货款、投运款、质保金付款资料的收集并对供应商付款的单据进行预审, 同时记录供应商提供的各种付款资料进行份数、金额等。 后台付款审核人员在能够很清晰接收的每一笔付款单资料,并确定交接时间,交接人,审核完成后,记录移交财务时间,财务接收时间、财务接收人。
  
  (5)质量监督管理:主要解决大厅前台根据质量监督部提供的质量问题清单通知供应商提交质量整改报告资料, 并收集供应商质量问题整改报告, 用于记录前台通知供应商提供质量整改报告情况和收集质量整改报告完成情况, 将质量整改报告资料移交后台业务部门等业务管理流程。
  
  (6) 供应 商 信息管 理 : 主要通 过 前 台 收集 供应 商 基本 信息、新增或变更申请表等资料,供应商提交后台业务部门进行处理。
  
  (7)供应商咨询管理:主要建立供应商问题咨询资源库并建立供应商、大厅前台、后台业务部门三者之间的沟通机制。
  
  建立供应商咨询资源库,将供应商经常涉及的咨询问题进行整理,对供应商在大厅现场、电话、传真提出的问题能够及时进行回复,并记录回复情况,给予供应商快速、高效、满意的答案。
  
  (8)供应 商 投 诉 管 理 :解 决 前 台 接 受 供应 商 投 诉 业 务 ,对供应商提出的投诉业务进行记录, 并要求上传供应商投诉盖章扫描件,并记录供应商投诉的事项内容、时间、投诉人等相关信息, 对投诉的事项需要根据事件级别需要由不同的业务部门及领导进行回复与处理, 并根据投诉处理情况及时将处理情况反馈给供应商。
  
  (9)自助查询管理:合同跟踪查询、领取购标发票情况、领取中标服务费发票情况、中标通知书领取情况查询、合同签订情况查询、合同履约单据查询、供应商常见问题查询、服务大厅规章制度信息查询。
  
  (10)短 信 平 台 管 理 :对中标 通 知 书 、购 标 发 票 、中标 服 务费用发票通过短消息要求供应商前来领取、 合同签订可以发送短消息要求到供应商服务大厅办理合同签订业务。
  
  (11)微信平台管理:实现微信供应商问题咨询、供应商信息查询等供应商比较关注的事项在微信网上服务大厅上进行发布。
  
  3 供应商服务大厅建设后的预期效果分析
  
  通过对供应商服务大厅信息系统建设与应用,通过分析,我们预期会达到以下的管理效果:
  
  提供强有力的信息化支撑,满足多种业务办理需求:通过供应商服务大厅信息化平台建立, 为供应商多种业务办理提供了信息化支撑,实现质量监督管理、供应商咨询管理、供应商自助服务查询等功能, 从而提升供应商服务大厅业务办理全面化管理能力。
  
  提高大厅整体的工作效率、提升供应商服务处理能力:大厅前台业务人员通过信息系统平台明确地知道需要处理的业务事项、哪些业务已经处理、哪些业务未处理及该如何处理,如供应商办理到货款,到货款需要收集的收货确认单、货物交接单、到货验收单、单体合同、收料单、增值税发票、采购订单等单据,直接打勾并与资料核对,可以快速的办理业务,大大提高前台业务人员办事效。 同时通过信息流、业务流实现后台业务人员的审核效率,整体提高了大厅业务的工作效率[2]。建立高效的供应商沟通交流机制,实现问题“面对面”处理: 搭建供应商问题咨询平台并高效快速的对供应商的问题进行答疑,建立内部部门回复考核机制,并借助于短信、微信平台,实现供应商沟通“零距离”.
  
  加强内部管理、明确工作责任:通过供应商服务大厅信息系统,明确各大厅业务操作人员的岗位与职责,实时监控各岗位的操作情况,明确与内部职能科室之间的人员、数据、资料、移交、传递情况,减少了人与人之间数据传递的不可控性及资料丢失的风险,提高内部工作运转效率。
  
  建立多维度的报表分析, 全盘掌握供应商服务大厅业务情况:通过提供直观性、友好性、多维度展示大厅每日、月、年业务工作量情况,供应商问题沟通反馈情况,后台业务审核情况与各种单据的处理情况, 可以实时掌据供应商服务大厅的整体运作情况。
  
  建立服务标准规范、 提升重庆公司物资供应服务整体形象:信息化管理可以提高对供应商的服务管理能力,使供应商在供应商服务中心能够方便、快捷、高效办理相关业务,从而树立公司的良好形象。
  
  4 结 论
  
  本文通过对重庆电力公司供应商服务大厅信息化应用的调研, 分析供应商服务大厅信息化应用现状的不足之处和建设的必要性, 同时对供应商服务大厅信息化建设的内容提出意见与建议, 为重庆公司建设供应商服务大厅信息化建设与应用奠定了理论基础。
  
  参考文献
  
  [1]《重庆市电力公司供应商服务大厅规章管理制度》。国网重庆市电力公司物资部,2011,2(10):256.
  
  [2]《重庆市电力公司供应商服务大厅运行办管理办法》。国网重庆市电力公司物资部,2013,5(12):98~99.
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