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探讨会计电算化和传统会计之间的联系与区别

作者:原创论文网 时间:2018-08-08 14:23 加入收藏
  摘要:本文从会计电算化和传统会计的概念和职能出发, 探讨会计电算化和传统会计之间的联系与区别, 通过对传统会计和会计电算化的对比分析, 阐明会计电算化对传统会计职能带来的影响, 提出会计电算化的发展对策, 使企业更加充分地利用电算化来进行会计工作, 更好地实现信息化, 促进会计工作的发展。
  
  关键词:会计电算化; 传统会计; 职能; 影响; 发展对策;
  
  A Comparative Study of Accounting Computerization and Traditional Accounting
  
  Abstract:Based on the concepts and functions of accounting computerization and traditional accounting, this article explores the connection and difference between the two. By comparing the traditional accounting and accounting computerization, the impact of accounting computerization on the traditional accounting functions is expounded and the development strategies of accounting computerization are proposed to enable enterprises to make full use of computerized accounting work to better achieve the informatization and promote the development of accounting.
  
  Keyword:accounting computerization; traditional accounting; functions; influence; development strategy;

会计电算化
  
  1、概述
  
  随着社会进步和信息化技术不断的发展, 会计行业开始逐步由传统的手工核算方式向电算化转换, 实现数据共享, 提高会计信息处理的速度与质量, 增强会计核算的广度与深度, 促进了会计行业现代化。但会计电算化的发展也是一把双刃剑, 会计电算化的实施会对传统的会计工作组织和会计工作体系造成很大的影响。研究会计电算化在发展过程中对传统会计的影响有着重大的理论意义和现实意义。
  
  1.1 传统会计:
  
  是指以历史成本作为资产计价依据的会计实务。履行的主要是对投资者的会计责任, 特别是资产的经营职责, 即投资的结果, 强调收益的计量, 强调成本归属和流转观念。具有反映职能、监督职能、参与经营决策的功能, 也存在一定的局限性, 比如财务会计反映和披露的信息不全面, 披露信息的质量不高, 对未来经济活动的指导意义却在逐渐减少;管理会计目光短浅, 方法落后, 缺乏行为的长期性、方向性和战略性;成本会计成本计算与管理方法落后, 成本分析和控制的范围过于狭窄, 在市场环境激烈变化、风云莫测的条件下, 传统会计中存在的这些与企业战略管理背道而驰的问题, 在企业内部、外部都不经济, 使传统会计的改革显得尤为迫切和必要。
  
  1.2 会计电算化:
  
  会计电算化是计算机技术与现代会计相结合的产物, 是电子计算机在会计应用中的简称。会计电算化的含义有狭义和广义之分, 狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用, 具体来说, 是用计算机代替人工进行记账、算账、报账, 以及替代部分由人脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程, 即计算机技术在会计工作中的应用。广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化相关的所有工作, 包括会计软件的开发和应用, 会计电算化的人才培养, 会计电算化的宏观规划, 计算机审计, 电算化档案管理, 会计电算化的制度建设, 会计电算化软件市场的培育与发展等。
  
  2、会计电算化与传统会计的联系与区别
  
  2.1 会计电算化与传统会计的联系
  
  2.1.1 信息来源相同
  
  传统会计和会计电算化的信息来源都是来自于会计主体日常发生的经济业务的原始数据, 也就是说, 不论是传统会计还是会计电算化, 所依据的原始数据都是一致的, 在本质上面是没有区别的。
  
  2.1.2 目标一致
  
  不论是传统会计还是会计电算化, 其目标都是向财务报告使用者提供与经营决策有关的会计信息, 满足企业内部的经营管理和有关各方了解企业财务状况及经营成果的需要。最终的目标都是要充分地发挥会计职能的作用, 利用会计职能来为企业的财务管理和决策发展提供信息, 并参与到企业的经营决策中, 加强对企业经营管理, 帮助企业实现更大的经济效益, 更好地实现企业会计工作的目标。
  
  2.1.3 两者都必须遵循会计恒等式
  
  不管企业是采用传统的会计方法还是实行会计电算化, 这两者都必须遵循资产等于负债加所有者权益这一会计恒等式、运用复式记账方法有借必有贷, 借贷必相等的基本原则。
  
  2.1.4 二者必须遵守会计规范
  
  会计不论是在传统的手工阶段, 还是发展到会计电算化阶段, 都必须遵守《企业财务会计规范》, 在日常工作中, 严格按照相关的法律法规、准则和各项要求来对经济业务或会计事项进行处理。
  
  2.1.5 必须建立健全档案管理
  
  会计档案是对发生的经济事项进行会计处理的过程中所形成的会计记录, 具有一定的保存价值, 它记录和反映了企业或者单位的经济活动。想要了解企业或单位的经济运行情况、资金的来龙去脉, 检查企业或者单位是否遵纪守法, 是否在会计资料中弄虚作假, 违法乱纪等, 通过查看会计档案便可以掌握清楚。所以, 不论是传统会计还是会计电算化都必须加强对会计档案的管理工作。
  
  2.2 会计电算化与传统会计的区别
  
  2.2.1 人员结构存在差异
  
  在传统会计方式下, 要求会计工作人员必须要具备良好的与会计相关的专业知识, 能够对企业日常发生的经济业务独立地进行会计处理, 为企业管理层提供与经营决策相关的会计数据, 有利于经营者作出对企业更加有益的决策。
  
  在会计电算化方式下, 除了要求会计工作人员具备与会计相关的专业知识和对经济业务独立进行会计处理的能力外, 还要具备对计算机和会计软件系统的操作能力。会计电算化同时要求企业相关部门应当具备计算机的维护人员和软件的操作人员, 以防会计软件在使用过程发生故障, 避免对企业造成不必要的经济损失。
  
  2.2.2 科目的设置和使用存在差异
  
  在传统的会计工作中, 会计账户分为总账和明细账, 明细账在一般情况下, 大部分可以设置三级科目, 有辅助账的可以开设辅助账来满足会计核算工作的需求, 科目的设置和使用都是采用中文。
  
  在会计电算化条件下, 明细账户可以设置到六级明细, 在使用科目的过程中, 只要输入该科目的代码便可以同时显示出科目代码和科目的中文名称, 在很大程度上减少了会计工作人员的工作量, 同时提高了工作的效率。
  
  2.2.3 账务处理程序存在差异
  
  在传统会计方式下, 在进行会计核算的时候, 会计人员可以根据企业经济业务的繁简程度, 确定选择合适的账务处理程序来进行核算。但是, 不论采用哪一种账务处理程序, 它们的共同特点都是“平行登记”, 也就是说记录在总分类账和明细分类账中的所有记账凭证都要采用同向、平行、等量的方式。这样一来, 就可以各自都有侧重地来反映出相关的会计信息, 同时, 也能够发挥出总分账的统辖作用, 通过对账便可以发现和察觉出人工记账方式下可能会出现的一些错误, 并且能够及时地进行纠正。
  
  然而在会计电算化的账务处理程序中, 并不会考虑经济业务的繁简程度来选择账务处理程序。会计核算中的记账、算账、账簿登记和报表的编制这一系列的环节都由计算机会计软件系统自动完成, 在录入凭证之后, 相关数据马上就能在账簿和报表中得到反映, 这样一来便能将会计信息及时地提供给信息使用者。所有的日记账、明细分类账、总分类账的数据来源都是一致的, 不会出现账账、账证不符的情况发生, 总分类账和明细账之间也不会存在内在的统辖和被统辖的关系。账务处理程序在很大程度上得到简化, 减少了很多不必要的环节。
  
  2.2.4 账簿格式存在差异
  
  在传统手工会计中, 账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种。现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在电算化会计系统中, 由于受到打印机的条件限制, 不太可能打印出订本式账簿, 因此根据《会计电算化工作规范》规定, 所有的账页均可按活页式打印后装订成册。
  
  3、会计电算化对传统会计的影响
  
  3.1 使财务工作发生了质的变化
  
  在传统会计方式下, 财务工作全部都靠手工来完成, 电算化的出现大大减轻了财务人员的工作量, 在很大程度上提高了会计工作的效率。实现会计电算化后, 企业的财务真正做到了统一规范, 避免了因人为因素所导致的在数据处理方面的不统一和不对应的情况出现, 同时减少了在账务处理过程中主观人为的不确定性, 会计工作的客观性和可比性得到了很大的增强。由于会计信息都是利用计算机来进行处理, 在设置岗位权限的前提下, 各个财务工作岗位可以实现信息资源共享, 保证了财务数据的一体化。同时, 会计电算化的实施使得会计信息的处理能力大大提高, 会计对经济活动的反映能力更加及时和准确, 所反映的信息也比以往更加全面和深入, 信息使用者能更加及时且方便地掌握所需信息, 以便于其作出更有利的决策, 保证了财务在企业管理中的核心地位。
  
  3.2 简化了账务处理程序
  
  传统会计方式下, 账务程序一般有四种, 在实现会计电算化之后, 除了对原始凭证的审核确认和记账凭证的填制是由人工处理之外, 财务处理程序中的其他环节都是由会计软件对输入的数据计算处理自动生成。在很大程度上对传统会计下的账务处理程序进行了简化, 账务处理程序过程中会发生以下的变化:
  
  (1) 数据处理一体化:在传统手工会计方式下, 从原始凭证的审核、编制记帐凭证到登记总账、明细帐和日记账、再到结帐、编制会计报表, 要经过很复杂且繁琐的程序才能完成, 数据处理发生差错的可能性大大提高;而会计电算化却不同, 会计数据一旦输入到系统里面, 记帐、对帐、汇总编制会计报表等一系列程序, 都是在一个一体化处理过程中进行。
  
  (2) 信息存放磁盘化:在传统手工会计方式下, 所有的会计信息和数据都是记录在会计凭证、帐簿、报表等纸质载体上;而在会计电算化方式下, 除了原始凭证之外, 其他所有信息都能存放在计算机内的磁盘中, 同时, 不论什么时候有需要, 都可以将会计信息和数据打印出来。磁盘中的数据也可以进行拷贝, 保存到U盘, 使会计数据安全性进一步提高。
  
  (3) 查询高速自动化:在传统手工会计方式下, 要对一个数据进行查询, 尤其是收集汇总的数据的时候, 效率非常低, 而用计算机进行查询, 可以先设定好查询的条件, 便能很快搜索出需要的数据;与此同时, 在查阅数据资料时, 还可以进行归类, 将查询结果打印出来。
  
  3.3 加大了内部控制难度
  
  3.3.1 内部控制形式发生变化
  
  由于会计电算化是利用计算机来进行会计处理, 计算机具有稳定、高速的特点, 而且逻辑分析和判断能力都很强, 这样一来就使得内部控制的形式发生了变化。实行会计电算化后, 传统手工会计下的一些内部控制措施已经变得不再被需要, 例如:编制凭证汇总表、科目汇总表等试算平衡的方式来进行检查。除此之外, 原手工会计下的一些内部控制措施在电算化后转移到了计算机内, 如凭证借贷相等的检查。这样一来, 电算化的内部控制分为了以组织控制措施为主的一般控制和计算机控制措施为辅的系统控制。
  
  3.3.2 内部控制制度内容增加
  
  由于会计工作组织和会计工作岗位发生了变化, 手工条件下, 各项经济业务核算组和岗位之间的职权分离、相互制约的内部控制作用已经变得不再存在或者是已经改变了内容。由于电算化系统的建立和运行比起传统会计要复杂得多, 这样一来就会使得内部控制的范围随之扩大, 其中包含了传统内部控制中所不需要设置的内容, 例如, 会计电算化环境下, 数据很容易被大量破坏和篡改, 而且不会留下任何审计线索和痕迹, 这个时候, 计算机里面文件的安全、保护、备份和恢复、禁止非法操作等都变得至关重要。防止利用计算机进行舞弊行为、计算机遭病毒破坏, 网络系统的安全控制、修改程序控制以及计算机系统管理员、系统操作员和系统维护员的岗位责任制度等等, 都将要成为新的内部控制极为重要的内容。
  
  3.3.3 内部控制重点转移
  
  随着会计电算化的发展, 传统会计使用的纸质会计资料及数据将转变成为磁盘或者是光盘, 会计核算变成了无纸化, 原来经济业务发生所使用的各种凭证、单据被部分取消了, 都成为了人类肉眼看不到的会计证据, 很容易被熟悉计算机操作的人所篡改或者删除, 并且不会像纸质资料那样留在痕迹和线索, 因此很难确定被篡改或删除的是哪项经济业务的数据, 对企业的会计工作会带来不利影响。除此之外, 电子介质容易遭到损坏, 会导致会计信息存在丢失或被损坏的危险, 会计信息的安全性会受到威胁。因此, 如何保证计算机内会计信息的安全可靠, 防止重要数据被非法篡改以及对会计人员的监督都会成为内部控制的重点内容。
  
  3.4 增加了对财务审计的要求
  
  3.4.1 审计的内容增加
  
  企业实现会计电算化后, 对会计工作的处理基本上都是由计算机内的会计软件按照特定的程序来进行处理的, 这就意味着, 计算机对会计业务的处理, 只能根据程序来进行。如此一来, 当计算机的系统发生故障, 或者是程序编码发生错误的话, 很容易就会导致计算机内保存的会计信息被篡改或者删除。会计电算化的固有风险在缺乏内部控制系统的情况下会变得更大。这些固有风险使得审计内容必须包含对计算机的处理维护功能和内部控制功能, 同时还要包含计算机系统的设计开发和实现、会计软件的程序编写、数据存储和内容等一系列的控制。这些要求的内容都是传统审计内容里所不具备的。
  
  3.4.2 审计方法发生变化
  
  在传统会计方式下, 企业的审计工作大部分都是由人工来进行的。随着经济发展, 企业规模不断扩大, 经济业务数量也在不断增长, 审计工作的任务量也随之变多, 处理过程同时也变得更加的复杂化, 尤其是会计电算化在会计领域中的应用不断扩大的情况下, 传统的审计方法发生了翻天覆地的变化, 这些变化主要表现在电子数据、文件和磁盘取代了原有的传统账簿记录, 审计对象也不再仅仅只是原来的纸质账簿资料。传统会计中分散的内部控制在实现电算化后由信息中心和计算机管理部门来集中进行管理。审计工作的执行方式也发生了改变, 从之前的人工执行转变成了人工和机器相结合的方式。会计电算化对审计的改革起到了催化作用, 它要求现代信息技术按照审计环境的要求来实现审计的变革。会计电算化的不断发展使得传统会计的实务和会计理论都会出现更多新的问题, 提出更多新的要求, 这样一来, 以会计为基础的审计也会在很大程度上被影响。
  
  4、会计电算化的发展对策
  
  4.1 选择合适的会计电算化软件
  
  市场上的会计软件种类很多, 企业在选择购买会计软件的时候一定综合考虑各方面的因素, 会计软件的保密性和安全性应着重考虑, 根据企业的实际情况, 选择最适合自身的会计软件。会计软件选定后, 我们即使在购买前对会计软件进行了详细的了解和分析比较, 但仍不能保证会计软件一定不会存在问题, 为了保险起见, 最好能够对会计软件先进行一段时间的试用, 发现问题可以直接改进。企业在实行会计电算化后, 初期应保持手工帐与电算化的同步进行, 时间最好在三个月以上, 这样一来, 即使电算化会计处理出现问题, 也不会导致太严重的后果。同时, 对会计软件的接入设备, 我们要定期进行相应的病毒检测, 以防病毒入侵, 造成软件发生损坏, 操作人员要做到专机专用, 避免违规操作。
  
  4.2 建立健全企业内部控制制度
  
  内部控制制度是会计电算化的系统控制与管理的重要内容, 企业内部控制制度的不完善容易造成舞弊现象的发生, 要使会计电算化良性发展, 应建立健全科学完善的内部控制制度。企业对会计电算化的各个岗位要严格划分, 做到分工明确, 将会计的各环节工作都落到实处, 实行岗位责任制。企业需要对不同的岗位设置不同的权限, 保证不相容岗位的分离, 使会计人员之间实现相互监督, 相互制约。这种相互监督和相互制约能够根据企业的实际情况来完善内部制度, 有效防止舞弊现象的发生, 从而来保证会计信息的真实可靠。
  
  4.3 完善相关法律法规
  
  在现阶段, 虽然《会计法》中明确规定了会计工作应遵循的法律法规, 但对会计电算化缺乏较强的针对性和可操作性。只依靠《会计法》显然是不合适的, 相关的法律法规并不能有效的控制会计电算化所带来的舞弊问题, 为了减少这一行为的发生, 完善法律规范是至关重要的一步, 会计电算化只有被纳入法律体系, 才能实现正规化、科学化。国家有关财政部门应统一会计电算化的工作规范和管理办法, 明确对会计电算化的舞弊行为制定相应的处罚措施, 对不法分子造成的违法行为, 应加大惩处力度, 同时, 还可以通过建立会计电算化数据的保护机制来对会计数据进行保护。也可以推行全民监督和举报政策, 这样能极大地对会计电算化的行为产生规范作用, 从而促使会计电算化朝着良性、健康、可持续的方向发展。
  
  4.4 提高财务人员的专业素质
  
  财务人员作为会计工作的直接参与者, 除了具备相应的工作能力, 还需要具备较高的业务素质和职业道德素质。会计电算化的发展, 对财务工作人员又进一步提出了新的要求, 专业理论知识已经不再完全满足于岗位需求, 财务人员要求具备除了专业知识以外, 还要掌握一定的计算机知识。目前, 企业财务人员的相关理论知识掌握并不全面, 计算机操作水平不高, 跟不上时代发展的步伐, 在一定成程度上阻碍了会计电算化的发展, 提高财务人员的专业素质变得至关重要。首先, 我们要提高财务人员的会计电算化的专业能力, 企业可以根据会计工作的具体流程、理论知识和对财务软件的操作等一系列知识进行相对应的培训, 使财务人员能够在增强业务知识的同时, 切身感受到科技发展带来的电算化的高效率, 鼓励他们利用新的技术来进行工作;其次, 我们应该对财务人员的职业道德素质进行培养, 增强他们的职业道德意识, 明确舞弊这一违法行为, 不断提高对财务工作人员的管理水平。
  
  5、结语
  
  随着市场经济的发展和科学技术的进步, 会计电算化对传统会计的很多方面都产生了比较大的影响, 会计电算化不仅改变了传统会计工作人员的思想认识, 同时对会计工作的现代化也起到了很大的推动作用, 这是会计自身发展的需要, 也是对会计工作进行规范必定要经过的阶段, 更是企业提高经济效益的途径和企业进行内部会计改革的必然阶段。但是其并没有与传统的会计完全割裂开来。例如, 它对会计信息的处理过程就是依靠人机结合来完成的。会计电算化的发展在很大程度上方便了企业会计工作, 它是传统会计的完善与发展。
  
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