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以桂林市新奥燃气公司为例分析使用会计电算化的问题

作者:原创论文网 时间:2018-08-08 14:22 加入收藏
  摘要:本文以桂林市新奥燃气公司为例, 具体分析该公司在使用会计电算化中存在的问题, 并提出解决在使用会计电算化过程时存在问题的对策, 使会计电算化发挥出自身发展特点, 来指导公司财务健康、可持续的发展。
  
  关键词:会计电算化; 信息技术; 会计信息系统;

会计电算化
  
  一、引言
  
  实行会计电算化是一把双刃剑, 它的实行既能提高会计数据的准确性, 提升会计信息的质量和水准, 同时它也会对会计信息的安全性造成威胁。阻碍会计工作的正常进行, 因此我们要正确对待会计电算化存在的问题, 并对出现的问题寻求有效的解决方法, 推进会计电算化更好的发展。
  
  二、会计电算化的基本理论概述
  
  (一) 会计电算化的含义
  
  “会计电算化”是以电子计算机技术为主, 将当代电子技术和信息技术应用到会计业务处理中这一过程的简称。具体来说就是利用会计软件, 指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。
  
  (二) 会计电算化的历史发展过程
  
  我国的会计电算化工作发展的过程:缓慢发展过程、自发发展过程、稳步发展过程、深入发展过程。在不断摸索、学习、改进的过程中, 我国会计电算化水平已经有了不断进步和提高。通过不断的学习和推行会计电算化的应用, 促使会计电算化得到了快速发展以及广泛应用。目前, 我国已基本把会计电算化的使用应用到日常财务核算中。然而, 由于我国在应用会计电算化的发展时间起步比较晚, 计算机技术不够发达, 致使在应用会计电算化时仍然存在许多问题。
  
  (三) 会计电算化的内容
  
  1.会计核算。会计核算是指将有关会计核算的原始数据输入计算机中, 由计算机完成手工记账、算账和报账的全部核算工作, 并输出各种会计核算信息。
  
  2.会计分析。会计分析是指利用电子计算机对各项经济业务的核算结果进行对比分析, 找出存在的问题, 以便采取措施加以改进。
  
  3.会计控制。会计控制是指利用电子计算机所收集存储的会计信息, 运用各种数字模型进行一系列的分析和判断, 借以对未来进行规划控制, 对现在进行适时控制, 对过去进行反馈控制。
  
  (四) 会计电算化的意义
  
  1.实施会计电算化能够提高会计人员的工作效率, 使会计人员更好地实现会计的职能。
  
  2.会计电算化能够提高会计核算质量, 促进会计工作规范化和标准化。
  
  3.会计电算化能够提高会计人员素质提高。
  
  4.会计电算化能够提高企业进行现代化管理的水平。
  
  三、目前我国会计电算化总体的发展现状
  
  (一) 我国的会计电算化应用推行程度较低, 在使用会计电算化管理方面的技能较为不先进, 当前我国的会计工作, 能够使用会计电算化的企业的数量没有超过一半, 并且能够把会计电算化技术运用到工作中的地区分布情况不平衡。
  
  (二) 我国会计电算化应用整体上处于较为落后的状态。具统计, 在我国企业使用会计电算化的工作中, 有一半以上的企业依然只是使用会计电算化软件来取代人工传统的会计核算工作, 主要是使用简单的核算型财务软件。而很少有企业能够使用管理型的财务软件应用到会计工作中, 能够使用用友ERP这样较为高级的会计软件更是少之又少了。
  
  (三) 我国的会计软件不能够充分的发挥会计电算化应用中的管理财务作用, 并且一些企业虽然运用了管理决策的会计信息系统, 但是企业的管理制度不能与管理系统达成同步, 会计人员所掌握的会计理论知识和基本技能没有能够及时更新, 从而导致不能够很好的利用会计电算化软件的特殊作用。
  
  (四) 我国会计电算化开启会计软件的成本费用相对较高。部分企业在应用会计电算化软件时有不根据公司自身发展特点选择软件的现象, 会认为是代表着公司的经济发展形象, 所以在购买电算化软件时只顾追求经济形象以及高利益, 而没有根据公司的具体自身发展情况, 造成使用较多的资金投入运行的会计软件仅仅发挥出简单的核算作用。还有一些企业只重视软件的使用, 并不懂得进一步对软件进行维护及改善管理环境。
  
  四、桂林市新奥燃气公司发展现状
  
  (一) 桂林市新奥燃气公司简介
  
  1.公司性质:该公司属于一般纳税人。
  
  2.主营业务:管道燃气、天然气以及燃气具的销售;销售及运营管理;保险兼业代理;建设及经营加气站等。
  
  3.市场优势:公司市场主要在桂林市, 近年来桂林市社会经济的迅速发展、城市规模的不断扩大以及人民生活水平不断提高, 能源的需求量越来越大。公司将加大对长高压管道系统等优质项目的资金投入, 建设项目完成之后, 将加快公司经济发展的速度。
  
  (二) 桂林市新奥燃气公司运用会计电算化的现状
  
  目前, 公司在使用会计电算化过程中, 将会计软件的技术和公司财务会计理论知识结合起来, 代替了传统的手工做账的会计方法, 改变以前的会计数据的收集、录入、核算等方式, 实行健全的会计信息系统。
  
  (三) 桂林市新奥燃气公司会计电算化系统结构及核算
  
  1.公司会计电算化的核算结构。 (1) 成本会计; (2) 往来会计 (兼债权债务) ; (3) 存货会计。
  
  2.公司组织结构:设置管理、人力资源、会计、销售、成本等部门。
  
  3.公司会计电算化总账管理系统:成本管理、资金管理、应收款管理、应付款管理、存货核算、工资管理、固定资产管理、报账中心、网上银行。
  
  4.公司会计电算化总账管理系统的业务流程:初始设置→录入凭证→制单签字→审核凭证→记账→账簿查询→银行对账→转账→公司对账→结账→会计档案备份及账簿打印。
  
  五、桂林市新奥燃气公司会计电算化应用中存在的问题
  
  (一) 公司会计电算化应用中容易出现安全及保密问题
  
  现在网络技术较为发达, 并且由以前地域限制网的网络发展到传播全国乃至世界网络, 公司财务人员在操作计算机过程中, 并没有重视公司信息的安全性, 并且在使用会计电算化软件的时候, 对公司重要的会计信息没有严格对其增加密码的操作, 因此容易出现材料丢失的风险。并且会计部门的财务专用计算机, 一些会计人员使用其计算机操作与会计工作不相关的事情, 如果在操作不当的时候, 就可能威胁到会计部门财务专用计算机的安全, 从而使财务专用计算机遭到感染木马病毒的危险, 更加严重的情况是导致计算机出现严重故障, 致使公司的重要会计信息以及材料面临被窃取的危险。
  
  此外, 公司的燃气销售信息、客户信息、项目建设信息等内部重要信息, 这些财务数据和商业信息都是属于公司的商业机密, 对于公司的未来发展和经济效益的提高有着重要的作用。如果公司的会计电算化的信息保密工作和系统安全工作做得不当, 就会有很多不法分子为了窃取燃气发展有限公司的机密信息, 通过黑客侵入、发送带有病毒的消息、传送病毒等形式威胁公司的财务专用计算机, 从而导致公司的重要数据以及机密信息毁灭和丢失, 给公司不仅造成财务方面的损失, 还危害到公司市场的正常发展。
  
  (二) 公司的主要领导者对于应用会计电算化工作重视程度较低
  
  公司中主要领导没有充分认识到使用会计电算化软件对公司发展的重要性和必要性。即使公司有足够的资金投入, 但公司领导主要把资金用于投资天然气汽车加气站等新项目, 并没有把足够的资金投入到会计电算化的建设当中去。主要原因, 还是因为公司主要领导者重视会计电算化工作不够所造成。因此, 公司要想做好会计电算化实行工作, 真正的把电算化投入到会计工作中来, 必须要提高公司主要领导人认识, 改变观念, 加大对实行会计电算化的资金投入。
  
  (三) 会计电算化初始化设置不完善, 导致部分总核算数据不能有效的归集
  
  初始化设置的内容包括会计科目、有关辅助核算档案 (部门、客户、供应商、项目等) 、凭证类别、结算方式以及录入期初余额等设置。初始化设置只是开始建立时是全部录入, 在之后的会计处理过程中不用再次录入有关的财务信息。公司的会计人员在设置初始化的时候, 会出现开小差或者粗心大意的情况。致使设置数据不完全, 再加上软件的不完善, 导致在后面的工作核算中数据不能够有效的归集, 会计人员又要返回前面重新补充设置, 还要更改相关的数据。既浪费人力、时间, 又使得公司容易出现数据混乱的状况。
  
  (四) 在使用电算化软件时容易出现舞弊以及犯罪情况
  
  除了财务部的人员外, 公司的其他人员没有经授权就可以随意通过财务专用电脑浏览财务数据, 可能有一些另有意图的人员就会复制、伪造、修改公司的重要财务数据。此外, 因为计算机出现犯罪会存在隐秘性, 在光盘这些介质上修改重要信息, 相比于手工做账的纸质上较易于进行修改, 所以能够发现信息被修改的难度较大, 能够及时发现舞弊和犯罪的情况比较困难。因此, 必须要加强公司的日常财务管理, 使公司的财务数据高度集中, 而会计人员也不能为了一时的贪念, 冒着犯罪的危险非法进行修改公司会计的重要信息, 对公司的经济损失产生严重的威胁。
  
  (五) 公司缺少会计电算化高水平人才
  
  当前是信息化快速发展的时代, 在日常工作中, 每个人员都需要计算机进行工作, 会计人员也不例外。运用会计电算化主要包括会计理论和计算机的专业知识, 目前公司财务工作者大多是年龄较大的, 他们虽然对会计的业务知识掌握得很扎实, 但是对计算机的专业知识掌握却是有限的, 即使公司也有对在岗的会计人员进行计算机操作的培训, 但是老会计学习会计电算化相关知识的兴趣低, 老会计除了能够进行开机以及简单的操作会计电算化软件之外, 当计算机出现故障时, 自己不能及时维修计算机系统, 还要等到专门的计算机人员来系统维修操作, 这样一来, 既浪费了时间, 还造成会计人员的工作成果浪费的危害, 致使容易丢失公司财务的重要信息, 更严重的还会出现会计电算化软件故障的情况。如果公司缺少会计电算化高水平人才, 将会造成公司经济的损失以及未来可持续发展。所以, 公司必须要提高财务人员电算化软件技能操作水平, 还要引进年轻、高水平的会计人员, 既能扎实的运用财务理论知识, 又能熟练的操作计算机基本技能, 使“新老”财务工作者相结合, 从而促进公司发展。
  
  (六) 公司在会计电算化应用中重核算轻管理
  
  公司实行会计电算化能够让会计人员从繁重的核算、报账工作中解脱出来, 节省必要的时间, 但是公司现在采用会计电算化软件只是简单的对成本、收入、工资等进行核算, 都是事后的核算, 并没有进行事前分析, 事后控制。没有充分的发挥会计电算化的财务管理功能, 公司对会计电算化的使用只重于核算的模块, 忽略了管理的模块, 失去了会计电算化对于加强财务管理的积极意义。
  
  (七) 公司对会计电算化档案管理存在片面性
  
  在进行公司的会计档案管理时, 一些财务人员只是对传统性手工、原始性的凭证、账簿等档案进行妥善保管, 而对会计电算化光盘信息的档案管理不重视, 导致有的时候财务信息以及数据不能正常读取出来, 还有公司没有制定相关的会计电算化信息保管制度, 从而造成重要信息的丢失。其实公司会计档案的管理, 不仅包含传统手工凭证、账簿、报表等, 还包含会计电算化光盘等传输介质中的信息、数据等部分。
  
  因此, 公司在档案方面, 必须要把传统的手工纸张档案和会计电算化软盘等档案管理步步到位。
  
  (八) 公司会计电算化软件问题
  
  1.软件选择不全面。在选择会计电算化软件时, 公司为了能够节省资金, 并没有根据企业的自身发展特点来选择适合公司核算管理的会计软件, 从而影响公司的财务状况。
  
  2.软件故障时不能够及时处理。公司在运用会计电算化软件时, 因为选择软件时不全面、文件不匹配以及不规范的操作等原因, 常常会出现财务软件发生故障的情况。而公司的一些财务人员只会简单的操作会计电算化软件, 对于计算机维护的相关知识并不熟悉, 当遇到重新安装系统等问题时, 公司就需要请一些计算机维修者来解决, 这种情况不仅浪费公司的人力、物力、财力。还浪费财务工作者的时间, 造成以高效率的质量来完成财务工作者的相关工作。
  
  六、针对桂林市新奥燃气公司会计电算化应用中出现的问题提出以下对策
  
  (一) 提高会计电算化软件的安全度、保密度
  
  1.公司要制定相关的计算机管理制度。为了加强公司会计电算化信息系统的安全性和保密性, 公司应该制定严格的计算机管理制度, 加强公司的内部控制, 比如:在使用财务软件时, 必须要实行规定用户的权限, 分级授权管理, 不能越级或跳级。明确人员的职责, 没有权限的人员禁止使用财务软件, 避免出现信息泄露、计算机瘫痪的情况。还应建立岗位责任制度, 纸质档案和软盘载体档案双向保管制度, 从而提高会计电算化信息系统的保密性。
  
  2.公司应该要提高防止病毒入侵的能力, 创造网络安全的良好环境。计算机的病毒会对计算机本身系统以及会计数据带来不必要的损失。公司应该将商业信息的安全放到重要的地位, 通过实行一些控制措施来保证财务软件的网络安全。公司要打造好会计电算化软件信息的规划性, 根据公司的实际安全网络信息系统, 购置正版的杀毒软件和安装网络防护墙, 从而有效的防止木马病毒以及黑客的入侵。不能因贪小便宜, 而不购买或安装不正规的杀毒软件, 导致公司的重要信息遭到窃取或泄露。
  
  公司里有使用财务软件权限的会计人员应当注意, 杀毒软件作为程序也会有漏洞的, 针对其漏洞变异的病毒很快会侵入会计电算化系统。所以会计人员必须要提高防范意识, 不打开陌生的邮件, 不用财务专用电脑来进行上网、浏览网页, 还要定期对会计电算化系统进行体检和清理, 不用U盘等移动存储工具来拷贝资料, 防止病毒交叉感染。
  
  (二) 转变观念, 提高认识
  
  1.提高公司管理者和财务人员对会计电算化的正确认识。公司的管理者和会计人员都应该加强对会计电算化的学习, 树立正确的观念, 提高会计电算化使用的效率, 充分发挥其主要的功能, 从整体上保证公司的财务能够正常的发展, 为企业的经济发展提供有力的保障。
  
  2.公司应该要加大会计电算化高水平人才的培养力度。公司要加强在岗会计人员会计电算化的知识及技术操作的培训。不仅要培训基层的电算化人才, 还需要重点培训中高级会计电算化人才, 并且培训完之后, 还要定期对重点人员进行后续的电算化教育培训, 与其他公司的会计人才进行知识技术的交流, 提高公司的会计电算化水平。在培训回来之后, 部门内部还可以互相学习, 带动其他会计人员电算化素质的提高。也使得会计工作人员提高对会计电算化工作的思想观念, 让他们认识到会计电算化工作的重要性。同时公司也可以通过招聘的方式, 引进年轻的会计电算化专门人才, 为公司带来新知识、新活力, 为公司实现财务管理的最优化提供有力保障。
  
  (三) 完善对系统初始化的设置
  
  在初始化设置时, 会计人员应要打起十二分的精神, 集中注意力, 输入相关的数据参数。由于系统初始化内容涉及的内容比较广, 因此, 在以后的工作中, 会计人员要及时的更新和完善初始化数据, 以便于期末总核算数据时能够有效的进行归集, 为公司以后有效的利用数据进行分析提供保证。
  
  (四) 建立并完善会计电算化内部管理制度
  
  1.建立并完善会计电算化内部管理制度。有效的管理制度是实施会计电算化的基础。因此, 公司必须要制定好财务部会计人员上机操作的岗位, 明确每一个岗位的职责和权限, 并且要落实好授权会计人员的责任, 使职务权责不相矛盾。在设置会计电算化系统的功能时, 要严格操作权限和口令密码, 定期更换口令密码, 设置要求。需要上机的会员, 要填写工作日志和上机操作的日志, 从而监控会计数据信息系统, 明确上机人员的责任。
  
  2.加强对会计电算化的对内控制管理。由于公司的计算机系统会自动更新, 在操作时会产生变化, 因此公司要结合自身的情况, 根据会计电算化的具体要求, 明确财务人员的相关职位责任, 在进行会计工作时要养成备份的良好习惯, 按照《企业会计基础工作规范》的相关要求来开展会计工作。在工作操作中, 防止另有意图的人员改动或窃取公司的重要数据, 要对会计人员的身份进行严格授权制度, 对计算机上机要做好保密工作, 提高对会计电算化工作对内应用管理能力。
  
  (五) 改善和提高会计电算化的管理功能, 使财务、管理功能相结合
  
  公司要加大会计电算化的事前分析、事后控制的力度, 不能仅仅是对会计电算化的事后核算, 要让分析、核算、控制相结合, 提高会计电算化软件功能, 向财务管理模块功能过渡, 做到真正的充分发挥会计电算化的管理功能。
  
  (六) 要选择适合本公司自身发展特点的会计电算化软件
  
  现在市场上有许多会计电算化软件的品种, 但是其功能并不完全一样, 因此公司要根据自身的发展需要, 选择适合本公司发展特点的会计电算化软件, 并相应的增加模块功能, 才能更好的实现公司的发展目标。
  
  (七) 公司应加强会计电算化信息的共享化
  
  公司分布着销售部、财务部、成本部等相关部门, 公司应该要协调各部门的信息交流, 加强各部门信息的统一化, 能够让公司的各个部门工作保持一致性, 从而进一步实现会计电算化信息的共享。
  
  七、结语
  
  综上所述, 会计电算化在公司的发展中已经发挥着重要的作用。因此, 为了充分发挥会计电算化的功能, 公司要加强对会计人员的培训, 公司领导人也要提高对会计电算化的认识, 还要引进高素质会计电算化专门人才, 这样才有利于保证会计电算化在公司中的不断发展, 保证财务管理发展不断壮大。目前, 随着科技的不断发展, 会计电算化软件的不断创新, 会计电算化的发展将会走向新的领域, 会计电算化的信息处理和分析也将更加专业性和智能性。因此, 会计电算化在未来发展中的道路会更加美好。
  
  参考文献
  [1]吴桂红。浅谈会计电算化系统存在的问题以及解决对策, [L].2016 (9) .
  [2]石天胜。我国会计电算化发展中的问题及解决措施[J].商业经济, 2017 (11) .
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