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加强企业合同管理的具体措施

作者:原创论文网 时间:2017-04-28 11:07 加入收藏
摘要

  合同是把企业的经营活动以法律形式加以固定,实现合同利益也是为了企业的整体运营。研究合同管理的目的是为了完善企业合同管理体系,提高合同管理水平,进而提高企业综合管理水平,实现企业的可持续发展。通过对合同管理的概念、职能的特殊性和合同管理操作要求的研究,为企业开展合同管理,防控合同的法律风险以及维护企业合法的权益,避免走进合同管理的误区提供理论依据。
  
  一、合同管理职能及主要内容
  
  合同管理指的是企业为实现合同目的,对企业一系列可能存在的法律后果“合同行为”进行审查、控制、监督的过程。其职能是指企业从事合同管理的机构在合同运行过程中所应承担的职责和所应发挥的作用。合同管理职能具有主体的特殊性,以合同管理部门为核心构建的一个系统性、综合性整体,通常不是一个部门。全部的合同行为涉及多个职能部门、多个岗位以及多个时间接点,是一个动态和静态相结合的过程,因此,合同管理客体具有一定的复杂性,此外,合同管理行为和法律后果具有紧密性,在运行过程中的各种合同行为具有民事法律行为,是企业为达到合同目的而不断设立、变更、处分自己民事权益的过程,可能随时发生法律后果。
  
  合同管理职能的划分有利于对合同管理进行专业化的运作。合同管理职能的主要内容就是管理主体对合同行为进行计划、组织、领导以及控制的过程,企业管理者为了实现组织确定的目标对工作进行的规划和安排,对各种管理要素的相互关系进行的合理安排,对合同管理体系内成员的合同相关行为进行引导和施加影响的过程,并进行管理计划的过程。
  
  二、企业合同管理现状及存在问题

  
  (一)合同管理体系有缺陷,人员不到位。科学有效的企业合同管理体系有利于企业财富的增长,然而,有的企业管理体系还不够健全,合同管理意识不强,没有设置相应的岗位,配备专职人员进行管理,导致所签合同条款不齐,法理不明,待到纠纷发生,才会发现该变更的没有变更,该解除的没有解除,合同的履行得不到健康成长,存在一定的风险。
  
  (二)合同管理模式落后,管理不到位。合同管理制度的建立并不是很难,但管理制度是否满足企业发展需要,是否科学有效,这个需要实践来检验。有些企业合同管理制度还存在着一些问题,如制度的建设敷衍了事,执行不到位,不符合企业实际发展需要等情况。有些企业签订的每份合同都由法律部门把关,现实上,法律部门往往只能从法律上对合同条款做合规性、合理性审查,对合同签订的背景、相对人的具体情况、合同执行过程中可能存在的问题知之甚少。
  
  (三)合同管理职责不明,履行不到位。在合同管理操作中发现,合同承办部门对合同关键条款的把控力度不够,如合同条款不全、价款有误,甚至出现了合同内容前后矛盾、错别字、称谓不统一、排版问题等诸多细节问题,究其原因是可能是承办部门自身法律意识不强或有依赖心理,更多地把合同管理职能加到管理部门和审核部门,忽视了自身主体责任。
  
  三、加强企业合同管理的具体措施
  
  (一)建立科学完善的合同管理体系。企业要想取得健康稳定的成长,必要建立科学完善的企业管理体系,对于合同管理也同样如此。为了构建科学化、规范化合同管理体系,企业需要针对合同管理设立相应的岗位,明确分工,各司其职,配备专员进行合同管理工作,对合同履行的进展进行跟踪,实行定期的合同评审制度,在发现重大偏差时,及时地进行纠正,积极地参与合同纠纷的解决,从而让合同管理运作效果达到最优。
  
  (二)细化合同管理制度内容。企业应该在合同管理的每个环节建立健全具有操作性强的管理制度,结合企业的实际情况,细化企业合同管理制度的内容,建立有利于企业规范自己的合同管理,做到合同管理的有章可循,可以以信息化为手段,以合同管理系统为主线,打通了合同签订前的供应商、客户的管理,合同签订的过程和合同履约和付款的整个过程,达到了对合同全过程的在线监控和精细化管理,从而规范合同审核、跟踪合同的执行情况、掌控合同的履行风险。
  
  (三)强调合同承办部门的主体责任。企业在确立了合同管理制度和工作流程后,在公开发布同时,要对所有合同审核部门、承办部门的负责人和合同管理员进行培训,阐明管理要点和各自的职责,特别需要强调合同承办部门主体职责。为增强合同承办部门合同管理意识,管理部门可以将合同主要条款理顺,将每个条款对应的要求明确,便于承办部门拟定合同时参考;另一方面可以加强考核,将承办部门合同管理质量与工作绩效挂钩。以期通过这些形式能督促承办部门切实履行主体职责,实现合同风险防控的目的。
  
  四、结束语
  
  企业合同管理职能具有自己的特殊性,顺应法制社会建设的同时,企业必须扎实做好防控合同法律风险各项工作,必须健全合同管理体系建设和完善制度内容,特别是促进合同承办部门更认真、细致、全面地履行主体责任,本文就企业合同管理操作具体要求进行了详细的阐述,并就企业合同管理职能及存在问题进行了探讨,并提出了几点相应措施,从而为做好合同管理部门的职能建设提供参考意见。
  
  【参考文献】
  
  [1]李丹艳。SG公司合同管理研究[D].广东财经大学,2014.
  
  [2]徐向国。企业合同管理法律风险识别与防范[D].吉林大学,2014.
  
  [3]魏炜。企业合同管理制度研究[D].河南大学,2012.
  
  [4]谭亚明。企业合同管理中的常见问题与对策[J].江汉石油职工大学学报,2010(06):102-104.
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