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海洋地质档案资料计算机管理的可行性实施步骤

作者:原创论文网 时间:2013-07-06 11:04 加入收藏
  摘 要:目前,许多大型的档案馆、资料室已经实现了计算机管理,但在海洋地质系统,很多单位还在沿用传统的手工管理模式,新形势下急需实现海洋地质档案资料的计算机管理。海洋地质资料室通常规模不大,档案资料专业性强,分类相对简单,这就使其在实现计算机管理时有着独特的优越性。结合工作实践,对海洋地质档案资料实现计算机管理的认识和可行性步骤进行探讨。
  关键词:档案资料;海洋地质;计算机管理;可行性

  当前,以计算机和网络为核心的信息技术正以日新月异的速度普及于各行业,许多大型档案馆已经实现了计算机管理。在海洋地质研究单位,科研人员在查阅科技档案资料时也迫切地希望能够得到快、准、精的服务,作为海洋地质资料室应具备高效率、低差错、准确及时的服务能力,传统的手工检索查阅方法已经远远跟不上科研工作的需要,实现计算机管理势在必行。海洋地质档案资料实现计算机管理后,将会使工作的流程由手工劳动变成快速、准确的自动化操作,减少了查阅的时间,将大大提高工作效率、网络化,极大地提高档案管理的工作效率。只要档案管理人员掌握了档案资料的计算机管理方法,就能通过电脑快捷地查询科研人员所需的资料。
  可以使科研人员从更多的角度来查阅资料,实现多种形式的检索,如通过文件编号、档案号、时间、名称、编写单位、区域、子项等多种形式查询,甚至可以利用某些关键词进行模糊查询,如果将档案资料通过扫描等方式录入电脑,还能够实现全文检索。这就简化了检索过程,大大提高了查询速度、查全率和查准率。海洋地质研究单位的资料室一般规模较小,馆藏资料量也比较少,这一点为海洋地质资料室实现计算机管理提供了更便利的条件。海洋地质资料室要实现计算机管理,对硬件、软件的要求也相对不高。硬件方面,有1、2台计算机就可以初步实现,然后再逐步扩展;软件方面,可以引进别人已开发的成熟的系统软件,也可以根据本单位科技档案资料的具体情况和要求请专业人士编制系统软件,甚至可以将引进的系统软件根据自己资料室的需要加以修改,为我所用。海洋地质资料室的档案资料专业性很强,不像大型档案馆那样分类庞杂,在管理模式上,可以比较简单灵活,假如一次试用失败,可以马上进行下一次试行。海洋地质档案资料实现计算机管理的目的,是要科学地管理和高速、准确地为科研人员提供服务,因此,一定要做好充分的准备工作,制定出一个完整的、切实可行的方案,然后再有步骤地施行,不可草率开始。准备工作应包括以下几个方面:做好资料室现存档案资料情况的调研做好现存档案资料的统计工作,包括种类、数量等;了解科研人员查阅档案资料的需要和习惯,尽最大可能方便利用;根据资料室未来发展的需要,制定长远的建库计划。调研学习其他已实现计算机管理的小型资料室管理的操作经验,取长补短,避免走弯路;?向计算机方面的专家请教,详细了解小型资料室实现计算机管理所需要的硬件和软件条件,做到心中有数,建立适合本单位档案资料计算机管理的软件系统。
  通过调查、分析、对比,制定适合本单位档案资料管理的方案,以此选定所需要的硬件和软件。在采购计算机等设备时,要选择比较通用的机型,要求功能强、速度快、存储量大。还要考虑到内部网络的使用问题。如果条件允许,最好一次性购齐所需设备,这样使用起来会比较匹配,录入、管理与检索、借阅分开使用。如果没有条件,即使一台也能够实现计算机管理,录入、检索、借阅都可以使用。在软件方面,最好能引进一套现成的系统软件,或引进后根据自己的特点加以改进,尽量不要花费大量的时间、人力、物力、财力去做别人已经完成的重复性的劳动。如果实在没有现成可用的软件,可以请软件方面的专家,根据本单位资料室的实际情况,专门设计出一套管理软件。这样做的缺点是时间周期相对较长,需要设计编程,还要经过测试运行,费用成本也会提高,优点是针对性、实用性比较强。如果是自行设计的话,那么档案资料管理人员应及时与软件工程师沟通,使他们了解档案资料管理方面的各项业务和工作流程,并向他们提出适合本单位档案资料管理的合理化建议。要实现档案资料计算机管理,不仅要有先进的技术设备,而且要求档案资料管理人员具有熟练使用计算机的能力。在硬件和软件都确定之后,应请研制软件的工程师来资料室对软件的使用方法进行讲解,对档案资料管理人员进行培训,使档案资料管理人员尽快熟练掌握其操作技能。做好硬件、软件及操作的前期准备之后,就是档案资料和借阅者档案的录入了,这是实现计算机管理的核心内容。其实这些工作在调研硬件、软件的同时就可以进行,可以把资料室现有的目录以Excel表格的形式先期录入,等管理系统确定之后,请软件专业人员把Excel表中的内容导入到新的管理系统,转换成需要的格式即可。如果想把工作做得更全面,还可以把档案资料原件全部进行扫描保存,等到电脑管理系统开始运行时,只要把这些扫描的档案资料批量挂接到管理系统就可以实现网上阅读了。
  对于一个科研单位来说,很多档案资料是有密级的,所以,不能像公开出版的图书那样,对每一位读者都开放使用。所有档案资料必须经过授权才可以查阅,尤其是涉密档案资料。所以,要把本单位有借阅档案资料资格的人员名册输入到电脑管理系统中,并对不同的人员的借阅范围进行权限设置,没有经过授权的人员不能在电脑上借阅档案资料,没有被授权借阅密级资料的人员也就不能查阅、外借涉密档案资料。在建库工作完成之后,计算机管理系统就可以开始使用了。档案资料管理人员要首先经过系统开发人员的培训,弄清楚管理系统的管理和使用方法。刚开始使用时,可以设定一个较小的范围试用,切不可急于求成。等到确定了各方面都没问题时,才可以正式开始使用。另外,由于档案具有原始属性,所以,在档案资料外借时就不能完全借鉴图书馆的管理模式,完全在电脑上完成全部借阅、归还手续。在借阅时一定要留下借阅者的原始凭证,就是说,资料室一定要留有科研人员借阅时的本人亲笔签名。
  有些资料室为保险起见,采用了2种、甚至3种同时使用的管理办法:即电脑管理系统查阅;手工借阅;有的还加上借阅审批。这样虽然保险,但是,如果计算机管理比手工管理更加繁琐,就失去了它本来的优势,所以,我们可以设计出一个比较全面的表格,把审批、借阅合二为一,科研人员在电脑上确定了要借阅的档案资料之后,把借阅单打印出来,然后,审批者亲笔签上姓名、审批日期,借阅者也亲笔签上自己的姓名、借阅日期等,完成这一套手续之后,把签过字的表格交给档案管理人员保管,这样,既实现了计算机借阅管理,又保留了原始的借阅记录。对借阅档案资料的科研人员,可以进行简单的讲解、培训,甚至可以把管理系统中的查阅过程做成截图,这样,查阅程序一目了然,他们就可以亲自查阅所需要的档案资料了,这些操作,现在对于科研人员来说,是件很容易的事。随着时代的发展,传统的手工管理档案的模式已经不能满足科研工作需要,海洋地质档案资料管理也应跟上时代的步伐,尽早实现计算机管理,利用计算机逐步取代手工管理档案,对于管理档案单位,尤其是小型科技档案室是发展的必然。计算机技术的应用使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化,能够大大提高档案资料管理工作的效率和质量,更好地发挥海洋地质资料为科研工作服务的作用。
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