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文献资料计算机管理系统的建立

作者:原创论文网 时间:2013-07-06 11:08 加入收藏
  随着计算机应用技术的不断普及,许多大型图书馆和信息情报中心都采用计算机对图书和文献资料进行科学管理,个别单位已与国际联网,这样不仅提高了对图书文献资料的管理水平,而且对于科技人员迅速准确地查询所需资料,及时了解国内外科技动态,提高科研起点等均有实际意义。但是,大多数中小型图书馆和资料室仍采用传统的人工管理办法,读者要借阅一本书或查找一篇文献资料,首先必须通过有关检索工具检索,然后根据检索结果进行查询,这样不仅效率低,方便性差,而且常常会出现误检或漏检现象,特别是对外文资料的查询更是如此。为此,我们建立了文献资料计算机管理系统,它不仅适于中小型图书馆和资料室,而且也适于报刊、期刊杂志等编辑出版单位,特别是随着光盘应用的不断普及,给本系统的应用带来了更大的方便,可以实现对更多的图书和文献资料数据库进行管理。如何建立一个功能完善,操作灵活,使用方便、通用性强且运行速度快的文献资料计算机管理系统是建立本文献资料计算机管理系统的关键。根据图书和期刊文献在管理、查询以及数据库结构等方面的差异,本文献资料计算机管理系统包括图书管理和期刊文献管理两个二级子模块,在每个二级子模块下又分别有编辑、查询和输出等三级子模块,每个三级子模块下又根据需要进一步划分为若干个四级子模块。
  根据本文献资料计算机管理系统的特点,本管理系统主要涉及两类数据库。即:图书数据库和期刊数据库,根据不同规模图书馆和资料室的藏书量和期刊杂志种类的多少,可分别建立若干个数据库。两类数据库的字段各分别是:编号.书名、主编、出版社、版次、书号、新登字号、定价和编号、刊名、刊号、主办单位、主编、年月、卷期、题目、着者姓名、关键词、着者单位、摘要等。数据库名可以任意给定而不影响文献资料管理系统的使用,每个数据库记录数的多少可根据FQxbase的要求和藏书量以及期刊的数量确定。建立数据库时最好按学科来划分,以便于管理。编辑模块均包括建库、修改、增加字段和删除等4个四级子功能模块,其中,建库模块主要是指建立1个新数据库,一般都是先建立库结构,然后再录入各记录,本系统采用结构描述文件的办法建立库结构,从而大大提高了建立库结构的效率和通用性。在建库、修改和删除模块中均采用GET—READ方式,这样不仅可以将屏幕提示格式设计的较美观,而且可与APPENDBLANK命令配合使用,以实现录入记录和增加新字段的目的。执行删除模块时,首先提示用户提供要删除记录的条件,然后在用户确认后方可删除。
  查询是本计算机管理系统的关键,特别是期刊管理系统的查询。在图书管理子系统中,分别提供了按书名、主编、出版社、书号和新登字号等进行查询的功能模块,在期刊管理子系统中,分别提供了提题目、着者姓名、关键词和着者单位等进行查询的功能模块,在按题目和着者单位查询时,只要给出所查询的题目或着者单位即可进行查询,对于按着者姓名和关键词进行查询,本管理系统要求用户提供的着者姓名或关键词不超过3个,但数据库中可以是任意多个。按着者姓名和关键词进行查询的2个功能模块分别有下列几个功能。一般回答方式在很多情况下,系统要求用户用若干个字符组成的字符串回答系统提出的问题,本系统采用了一般回答方式。即:用户需根据系统在显示器上提出的问题和自己的目的进行回答,系统根据回答结果控制程序的走向。如:在查询模块中,当用户选择了按关键词查询方式后,系统首先会提出“请输入要查询的数据库名”当用户输入要查询的数据库名后,系统又会提出“请输入第一个关键词”,用户需输入第一个关键词,以此类推,当输完所有关键词后,只按回车键即可。接着系统提出“请在适当位置填入逻辑运算符号”,用户键入所有逻辑运算符后,系统按逻辑运算结果进行查询。
  在本文献资料计算机管理系统中,分支模块的文件名虽然无规律,但我们尽可能将各文件名的长度取得一致或相近,在各分支模块文件名组成的字符串中,较短的文件名处采用空格补齐,然后通过字符串截取表达式来截取所要执行的文件名,从而使程序较为简洁。实现数据库文件名的随机输入对于1个图书馆和资料室,其库文件的数量往往不止一个,这样查询所涉及到的库文件名就必然会有很大的随机性,因而在菜单中不可能将所有的库文件名一一列出,这时采用宏替换函数即可实现对用户所要求的任何一个库文件名的调用,从而大大简化了程序。实现程序的通用性由于任何1个图书馆或资料室都有一定数量的资料,用户对任何1种文献均有查询的可能,这样,其可能出现的情况几乎是不胜枚举的,在此我们利用宏替换函数来实现用户对任一种文献进行查询。从而增强了通用性。为了防止由于用户输入错误信息造成系统不能继续运行或获得错误结果,本文献资料计算机管理系统根据具体情况相应地采用IF一一LOOP语句或RANGE语句实现客错处理,个别地方系统在屏幕显示“是否正确(Y/N)”,以供用户对所键入信息进行检查,用户确认正确并键入Y后,系统继续后序工作,否则为用户提供重新输入正确信息的机会。
  为了满足用户完成某项工作后,改变其中某些条件后继续该项工作的要求,本管理系统设置了在完成某种操作后,提供继续进行该操作的功能。如:在按题目查询模块中,当用户按某一给定题目查询后,系统提问“是否继续按题目查询(Y/N)”,若用户回答“Y”,系统提示“请输入要查询的题目”,否则返回上一级菜单。有利于提高工作效率。
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