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如何利用计算机信息系统降低项目开发风险

作者:原创论文网 时间:2018-03-29 20:11 加入收藏
  信息时代到来以后,传统的项目管理已经无法满足当前项目的实施需求,必须引入计算机信息技术,开启信息系统集成项目管理模式。本文从项目需求变更与范围管理出发,对计算机信息系统集成项目管理展开深入分析。依据当前项目管理需求变更及产生原因,结合启动过程、范围计划、范围核实、范围变更控制4项范围管理内容,提出相应的管理控制策略。通过本文的研究可以在一定程度上提高项目管理水平。
  
  近年来,我国计算机技术发展迅速,在各个领域得到广泛应用。该项技术的出现,改变了传统项目管理方式,通过引进新型技术,形成计算机信息系统集成项目管理。对于IT项目来说,范围管理和需求变更均为软件开发不可缺少的一部分,是项目开发成功的基石。如何利用计算机信息系统降低项目开发风险,合理管理管理项目成为了当前首要解决问题,本文将针对这一问题展开探究。
  
  一、计算机信息系统集成项目管理概述
  
  集成项目管理指的是在规定时间范围之内,为了实现某个目标,采用特殊方法临时对运行机制进行合理组织,设置一个管理计划方案,掌握项目实施情况,做好领导和控制工作,使得所有资源价值得以充分发挥。按照管理内容的不同,可以将项目管理划分为9种类型,分别是整体管理、采购管理、风险管理、资源管理、成本管理、范围管理、质量管理、时间管理、沟通管理。
  
  二、需求变更及产生原因
  
  大部分人认为项目大致的目标与范围确定后就成功了一大半,实际上项目合同书中撰写的内容不明确,大部分内容都是套话,没有具体说明,甚至界限含糊不清。面对这种情况,为了避免项目实施期间客户需求发生变化,加大项目进展难度,项目经理必须认真查看项目合同书中的内容,并且与用户商定一个具体的方案,要求该方案必须让公司和用户都满意。然而产生需求变更的原因是什么呢?接下来本文将对这一问题进行分析。
  
  (一)项目范围不明确
  
  限于经验或时间有限,公司的销售人员或IT工程师在与用户商谈的时候可能留有开口,让用户认为项目内容还有商谈余地,加大了项目开展难度,修改次数较多,没有办法确定最终方案。然而产生这一现象的主要原因在于公司初期派遣人员自身掌握的专业技术有限,他们对项目开发内容没有深入了解,造成了项目范围不明确。部分派遣人员还会答应用户一些无法完成的条件,为后期项目开展埋下了隐患。
  
  (二)用户与项目组的理解不一致
  
  项目合同签订以后,合同中的内容不可以轻易修改,虽然用户已经认定合同中的内容,但是后期还是想修改内容,项目开发结束以后,项目组拿着签订的文件与用户进行核对时,用户才发现还有部分需求没有得到满足,其认知与项目组的认知存在很大差异。
  
  (三)项目验收和后续跟踪不完善
  
  项目施工结束以后,整个项目还没有彻底结束,通过项目验收以后才可以交工,并且做好后期跟踪工作,才能够让用户满意,为今后赢得更多合作机会。通常情况下,在项目施工结束之前,用户会看一下项目实施情况,告知项目负责人自身需求,针对未解决问题进行完善。大部分用户认为一旦项目验收成功以后,项目施工人员就不会再对自己的需求进行修改,并且项目成员流动性大,很难在后期为用户提供修改服务,所以用户会找很多理由不验收项目。拖了一段时间以后会提出很多意见,加大了项目进展难度,老项目迟迟无法结题,很多资源压在项目中,导致流动资源断裂。
  
  三、范围管理
  
  以上内容是开发计算机信息系统软件功能时经常遇到的问题。虽然变更需求可以使得用户对项目实施内容更加满意,但是变化需求以后,项目组在签订合同之前做的大部分工作都将付诸东流,需要根据用户需求重新拟定项目实施方案,人员调配也需要做相应变动。为了解决这一问题,本文拟采用项目范围管理方法更好地管理项目。项目范围管理主要由4项内容构成,如图1所示为项目范围管理结构。
  
  (一)启动过程
  
  该项管理内容指的是1个项目的正式开始阶段或者继续开展项目的下一个阶段。项目启动过程的核心是掌握项目章程,对项目有一个全面认识,并提供项目预览。整个项目启动过程的核心部分为项目章程,该文件中的内容可以为用户与管理人员提供项目全面预览。根据项目需求、实施目标、实施范围,开展后期范围管理工作。在项目章程中,除了每个部门工作人员的工作职责设置以外,还对其做出具体工作分配,明确项目经理执行权利,以便于后期工作的有序开展。
  
  (二)范围计划
  
  项目范围计划指的是将整个内容划分成多个文档,将这些文档下发到各个部门,以便管理小组负责人做出准确判断。每一个文档中均以不同项目阶段或者1个完整的项目完成情况作为衡量标准,除了范围管理计划以外,还包括范围说明书。其中范围说明指的是在各个项目参与人员之间构建一个范围共识,将其作为文档基准,为项目管理人员决策提供有效依据。项目范围说明主要由4部分组成,分别是项目目标、项目成果、项目产品、项目论证。项目范围管理计划指的是管理项目范围的一种描述,采用哪一种方式才能够使得范围变化与项目要求相符。除此之外,该项内容还包括评估范围预期的稳定性,在实施管理计划之前,必须确定变化范围,对描述清楚此问题属于哪一种类型。
  
  (三)范围核实
  
  该项内容指的是正式认定项目范围,项目发起人与项目用户在这个过程中正式接受项目可提交成果。确定项目范围以后,在开始实施项目之前,要求合同签订双方均做出承诺。承诺以后不可以随意更改,并按照承诺内容完成。项目范围核实以后可以对项目展开有效控制与管理,在一定程度上节省资源,避免需求变更问题的产生,但是想要实现这一目标,要求项目管理人员花费大量时间来计算项目范围。
  
  (四)范围变更控制
  
  目前为止,很少有项目范围确定以后不进行任何修改就完成整个项目,好的项目计划也需要做出相应调整,如何合理变更控制成为了重点研究内容。项目范围变更控制指的是针对项目范围的变更采取合理控制,主要包括三项内容,首先需要对项目范围做出合理变更,接下来对此次变更行动进行纠正,最后对变更中获取的经验进行总结。一般情况下,每做一次变更都需要对其进行识别处理,判断变更内容是否在项目范围之内。假如该项内容在变更范围之内,则项目管理人员需要对此次变更方案可能造成的影响做出相应评估,针对这些影响给予对应解决措施,并且合作双方都应该清除的认识到自己受到的影响;假如该项内容不在范围之内,则客户与项目管理人员需要重新谈判,确定是否需要变更。
  
  四、项目范围管理控制策略
  
  (一)制定完善的范围管理计划
  
  在优化项目范围管理计划的过程中,需要明确项目管理计划的阶段性制定,这是确保项目管理计划逐步完善及落实的基础性条件。其工作的开展需要从项目开发、合作沟通、项目方案制定、项目落实、项目质检、项目交接等环节进行管理,其整体流程如下:
  
  在注重信息资源采集、整理及应用的基础上,是利用计算机信息系统集成项目,对用户方面的不确定信息需求、变更性问题等方面进行传输,以此实现用户需求定义与范围验收权利的落实。计算机信息系统的应用是通过移动交接的方式,加快信息传输的时效性及准确性,进而提高项目的整体落实进度。
  
  (二)确认项目需求
  
  在利用项目沟通机制进行转换的过程中,需要对项目变更情况、可能发生的项目变更等方面进行处理,以反复确认信息准确性的方式,实现项目需求的细致化管理及调整。例如,在对产品编程进行控制及管理时,其整体的项目需求确认流程如下:
  
  在注重沟通机制应用的前提下,其项目需求变更后,需要利用书面文件,将其变更方式、变更内容、变更流程、变更成本、项目落实时间等相关信息汇总,并以客户当面签字的方式,确保项目需求及项目变更的准确性、时效性提升。在利用专家判断机制的前提下,对项目变更需求的工作量进行相对准确评估,以此避免工作延期而影响双方合作的情况出现。
  
  (三)降低项目风险
  
  在对项目风险进行控制与管理的过程中,需要以谈判依据(书面签字)为依据,并对项目的变更、调整等方面进行准确性落实,以此要求客户重新考虑项目经费,这对降低项目经济风险、逾期风险等方面有指向性作用。进一步实现项目范围管理的细致化落实,需要从需求变更、需求阐述全面性、交付产品依据等角度进行信息采集与沟通,充分利用书面文件及合约,强化合作双方的约束力,进而确保项目变更、项目开展及项目合作下的“共赢机制”落实。
  
  结束语
  
  本文主要对计算机信息系统集成项目管理展开探究,在明确了项目管理定义以后,对需求变更以及产生变更的原因展开详细分析,具体体现在3个方面。接下来,根据范围管理内容不同,将其划分为启动过程、范围计划、范围核实、范围变更控制4项内容。最后从制定完善的范围管理计划、确认项目需求、降低项目风险3个方面提出项目范围管理控制策略。
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