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论仓库的信息化管理存在的问题及优化措施

作者:原创论文网 时间:2018-08-08 16:49 加入收藏

 

  摘要:随着社会经济的快速发展, 科研单位经费投入规模不断加大, 所需各项科研和办公物资品种越来越多, 原有仓库管理手工核算模式已满足不了现阶段的工作需求。而仓库的信息化管理为物资管理规范化、高效化的实现提供了契机, 大大提高了工作效率, 规范了科研单位经费管理。

  关键词:科研单位,信息化,仓库管理
 


 

  一、前言

  为加强科研经费的合理规范使用, 提高办公用品和物资的合理利用和监管力度, 目前我所科研所需的试剂、耗材统一由采购平台进行采购, 实现了“透明、留痕、可监控”。涉及危险化学品、水电维修用品等目前难以实现平台采购的物资由后勤物资采购部门进行统一采购, 再通过仓库管理系统进行管控。系统投入运行后, 给采购和出库人员带来诸多方便, 大大提高了管理水平和工作效率, 也提高了后勤的综合服务能力, 营造物资部门“阳光、规范、高效”的新形象。

  二、传统仓库管理存在的问题

  在传统仓库手工管理模式下, 主要存在以下几个问题:

  1、物资品种繁多, 单品种采购数量少。日用品多种多样, 尤其水电维修配件、零件繁多, 无法形成批量, 难以争取批量采购价格, 给采购管理工作增加了难度[1]。

  2、物资管理基础工作还比较落后, 账目核算方式也不够先进, 采用的仍然是人工核算的方法。此种方法不仅工作强度大、存在着人工失误的风险, 而且在管理中大量纸介质的存在, 难以实现信息共享, 极易丢失、损坏, 给工作带来不便。

  3、后勤采购部门管理人员有限, 没有精力将每款产品进货、出库价格理清, 也不能准确地总结进货量与实际使用量, 造成一定量的物资积压, 影响经费使用效率。陈旧的管理方式也容易给他人造成错觉, 认为采购部门是容易滋生腐败的温床[2]。

  三、物资管理信息化的优点

  目前, 日常办公电子化、网络化已成常态, 仓库物资管理系统以计算机内部局域网为基础平台, 对仓库物资实现了信息化, 进行了有效管理。仓库物资管理信息化主要有以下几方面的优点:

  1、加强了仓库采购、报销、出库等业务工作的规范化和标准化, 减少了人工操作的随意性, 降低了人为失误因素对业务工作的影响。采购工作除少量特殊品种外, 大部分选择京东、天猫等网上商城采购。在软件中进行入库操作时, 入库金额与发票金额一致, 发票附入库单方可报销, 实现了入库的规范化。入库后, 软件自动计算各项物资的成本价, 按照管理制度的要求以成本价出库、结算, 实现了出库的规范化。

  2、各种业务信息高度集成, 最大限度保存各种业务数据。每种物资的进出库价格, 各部门在某时间段内所使用物资的品种、数量、金额及各种物资进出库过程中是否出现盈利、亏损, 各种物资的库存数量、库存价格等明细表、汇总表都可以在系统中实现快速查阅, 在规范进出库工作的同时, 实现了数据留痕可监管。

  3、为仓库管理工作提供决策支持, 仓库管理信息化做到事先预算, 事中控制, 事后反馈。哪种商品采购、出库频率较高, 采购员可以加大采购量以争取更优惠价格, 某种商品长期无人领用, 可减少采购量以避免不必要的浪费。

  4、强大的软件功能还可设置子账号, 使实际操作更方便。例如, 采购人员入库一批水电配件, 水电工将这批零件分批次用在不同场所, 需要给水电工设置一个子账号并赋予出库权限, 这样可以根据实际使用情况进行出库, 不用每次汇总给总账号进行出库操作, 大大减少了工作量, 提高了工作效率。

  5、各子账号和总账号人员能够快速共享库存信息, 子账号可以查阅物资库存数量、金额, 方便出库, 也可根据自己的工作计划建议总账号采购自己所需的物资。总账号也可以查阅子账号的出库情况, 以便进行进出库结算及安排采购计划。

  6、同时为财务设立子账号, 财务人员可以根据财务核算和管理的要求, 通过管理软件获取相应的数据信息来支撑财务核算, 这样获取的数据信息更方便快捷, 准确性更高。同时, 仓库管理信息化还可以为进一步降低物资采购成本、提高管理效率奠定基础。

  四、小结

  仓库物资管理信息化, 减少了物资管理人员“抄、写、算”的繁重工作量, 把工作人员从繁琐的工作中解放出来, 并把物资方面的各种工作进行了全面的规范、优化、改进, 大大提高了工作效率和准确度, 从整体上节约了人力、物力、财力, 降低了管理成本[3]。

  参考文献
  [1]王永丽.新形势下科研单位的物资采购管理[J].管理观察, 2013, 20:82-83.
  [2]陈溦, 廖展望.科研单位物资采购管理对策研究[J].管理观察, 2014, 29:21-23.
  [3]周忠华, 祖刚, 肖海静.拓展研发管理软件实现物资管理规范化信息化[J].2010, 3:246-248.

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